一、 本科毕业生档案材料归档规范

1、 本科生大学材料日常零星归档

本科生大学材料日常零星归档，是指学院辅导员对退学、肄业、转学、延期毕业等非正常离校、毕业学生大学期间的材料以及历届毕业生材料进行归档。

(1) 归档内容

① 毕业生/结业生归档内容

同本科毕业生材料集中归档内容。

② 退学、肄业、转学等非正常离校学生归档内容

A 、大学学生成绩单

B 、上海大学肄业学生鉴定表（肄业学生，此项必归）

C 、毕业设计（论文）成绩评定书（如有）

D 、大学学生体质健康卡（如有）

E 、入团志愿书（如有）

F 、入党申请书（如有）

G 、入党志愿书（包括预审转正全套材料，如有）

H 、奖惩材料（校级及以上，如有）

I 、其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

(2) 归档人员

本科生大学材料零星归档由各学院（系）辅导员负责。

(3) 归档流程及要求

① 归档材料的整理

及时收集、整理毕业生及非正常离校学生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员、校级及以上优生优干等材料)，并严格按学号从小到大排序。

② 归档材料的审核

档案材料齐全性、完整性、准确性检查。检查每位毕业生及非正常离校学生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。

③ 归档移交

材料收集齐全、整理完毕后，各学院（系）辅导员应及时到档案馆归档移交。

(4) 归档注意事项

学生办理完离校手续后，请辅导员告知学生联系档案馆办理转档手续，并及时将相应材料收集、整理齐全，及时向档案馆移交。其他事项同本科毕业生材料集中归档注意事项。

2、 本科毕业生档案材料集中归档

(1) 归档内容（毕业 / 结业学生）

① 高校毕业生 / 结业生登记表

② 大学学生成绩单

③ 毕业设计（论文）成绩评定书

④ 大学学生体质健康卡（如有）

⑤ 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联，如有）

⑥ 入团志愿书（如有）

⑦ 入党申请书（如有）

⑧ 入党志愿书（包括预审转正全套材料，如有）

⑨ 奖惩材料（校级及以上，如有）

⑩ 其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有）

注： ① ~ ③ 为必归内容，其他内容如果有则归档。

(2) 归档人员

本科生毕业生材料归档由各学院（系）确定的本年度毕业生材料归档人员负责。

(3) 归档流程及要求

① 毕业生材料的整理

A 、收集、整理毕业生材料。到档案馆网站表格下载栏下载《上海大学本科生档案目录表》，根据学院毕业生名单及档案目录表，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员、校级及以上优生优干等材料)，并严格按学号从小到大排序。（目录表样张，请见档案馆主页下载栏）。

B 、制作、打印归档登记表。到档案馆网站表格下载栏下载《XXXX届本科毕业生档案材料归档登记表》，按要求制作、打印毕业生材料归档登记表一式两份。（登记表样张，请见档案馆主页下载栏）。

② 毕业生材料的审核

A 、档案材料齐全性、完整性、准确性检查。对照登记表、目录表、归档材料检查每位毕业生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。

B 、勾选目录并签名。每份目录表上标明学生的学号、姓名，对照目录表检查并勾选每位毕业生的档案材料，归档人员在目录表上签名。

③ 毕业生材料归档移交

毕业生材料收集齐全、整理完毕后，各学院（系）归档人员按约定的归档时间到档案馆归档移交。毕业生材料、归档登记表、目录表一并移交档案馆。档案馆检查、核对归档材料份数，检查无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。

④ 毕业生材料装袋

档案馆检查完毕后，各学院（系）归档人员当场完成每位毕业生材料的装袋工作。装袋时，务必仔细核对，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一一对应，以防装错。

(4) 归档方式及时间节点

各院（系）在指定时间之前必须完成毕业生材料归档工作。为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各院（系）归档人员在指定时间前与学生档案室联系（预约电话66133182），约定归档的具体时间。

(5) 归档注意事项

① 归档材料须为原件，且字迹清晰，不得有涂改，如有修改，须在修改处盖校正章，修改人签名。

② 书写材料须符合要求。归档材料一律使用钢笔、签字笔（黑色）书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。

③ 归档材料须手续完备。应该签字的须签字，应该盖章的须盖章，且签章清晰可辨。

④ 收集、整理归档材料时，应根据学生的离校结论，归相应的材料。延期毕业的学生，大学材料待学生毕业后统一归档,毕业生登记表应归实际毕业时填写的一份；结业的学生，毕业生登记表不应归档；退学的学生，归成绩总表；肄业的学生，除成绩单外，还须归肄业生鉴定表。有党员、校级及以上优生优干等材料的一并归档。检查、核对归档材料时，务必做到学生姓名、学号一一对应。

二、 党建材料归档规范

党建材料归档各学院（系）归档方式不完全相同，主要有两种：日常零星归档和毕业时集中归档。

1、 日常零星归档

(1) 归档内容

入党申请书、入党志愿书（包括预审转正全套材料）

(2) 归档人员

党建材料日常零星归档由各学院（系）辅导员负责。

(3) 归档流程及方法

① 归档人员收集、整理学生入党材料。

② 到档案馆学生档案室登记移交。

③ 与学生档案管理人员一同到库房归入相应学生档案袋。

(4) 归档时间

学院（系）归档人员在每批学生党员发展工作结束后及时归档。

2、 毕业时集中归档

(1) 归档内容

入党申请书、入党志愿书（包括预审转正全套材料）

(2) 归档人员

党建材料集中归档由各学院（系）确定的本年度毕业生材料归档人员负责。

(3) 归档流程及方法

归档人员把同一毕业生的党员材料与大学材料归集在一起，进行整理。具体流程及方法同本科毕业档案材料归档流程及要求。

(4) 归档时间

每年指定时间前，与毕业生材料一起集中归档。

3、 归档注意事项

收集、整理时注意检查党员材料是否齐全、完整、准确，归档时注意检查、核对学生学号、姓名，一一对应后方可归入相应档案袋。

上海大学档案馆

2016年06月