一、 本科生新生档案归档内容

1、高中档案

（1）高中毕业生登记表

（2） 党团材料（包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书等）

（3） 考生材料（包括考试报名登记表、考生体检表等）

（4） 奖惩材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料）

（5） 其他材料

2、上海大学录取通知书下联（有“本校是教育部批准的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校”字样一联）

3、上海户籍新生户口簿复印件A4（复印: ① 户口簿第一页，该页含学生家庭住址;②学生信息页）

4、上海户籍新生身份证复印件A4

注：高中档案中《高中毕业生登记表》、上海大学录取通知书为必归内容。另上海户籍学生户口簿、身份证复印件为必归内容。其余内容如有则归。

二、 归档人员

本科生新生档案归档由各学院（系）确定的本年度新生档案归档人员负责。

三、 归档流程及方法

（一）新生档案收集整理

1 、到档案馆领取上海大学学生档案袋。

2 、学院根据实际报到新生名单及时收集、整理新生档案。

3 、将新生档案袋及录取通知书等装入学生档案袋，并在档案袋右上角注明学生学号、姓名。

4 、新生档案收齐后，按照学号从小到大顺序排列管理。

（二）新生档案检查核对

1 、认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整，并根据要求制作新生档案归档登记表一式两份，（《 XXXX 级本科生新生档案归档登记表》见档案馆主页下载栏。）

2 、 高中档案未到的、档案材料不全的及时通知学生补齐。

（三）新生档案归档移交

新生档案收集齐全、检查整理完毕后，各学院（系）归档人员应及时向档案馆移交。档案馆根据归档登记表核对新生档案份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。

四、归档时间节点

各学院务必于当年10月30日前完成全部新生档案的归档移交工作。

五、归档注意事项

1 、未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。

2 、上海户籍学生，需在其户口簿、身份证复印件上加盖“仅供转递学生档案使用”字样章。

3 、不属于归档内容的，不应放入档案袋归档。

4 、高中档案、录取通知书、户口簿、身份证在装入档案袋时注意检查核对，以免张冠李戴。

5 、新生档案移交时因时间有限，学生档案室仅核对份数，档案内容没法逐一检查。接收档案后，学生档案室将检查每份档案内容，并将材料不齐全名单反馈相应学院，学院负责新生档案归档人员应及时补归到档案馆。

六、新生档案归档前管理

鉴于学生档案的重要性、特殊性，为了保证新生档案的安全， 各学院（系）、所、中心 在向学生档案室移交前，应该加强管理。新生档案应有专人保管，存放在带锁的箱柜中，并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作，查阅后档案材料应及时归入档案袋，以防丢失。

上海大学档案馆

2016年09月