一、 研究生新生档案归档内容

（一）、硕士研究生新生档案归档内容

1 、高中档案

主要包括高中毕业生登记表、考生材料等。

2 、本科阶段档案

主要包括高校毕业生登记表、成绩单、毕业设计（论文）成绩评定书、体检表、毕业生就业通知书等。

3 、党团材料

主要包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书（包括预审转正全套材料）。

4 、奖惩材料

主要包括校级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料。

5 、报考攻读硕士研究生材料

主要包括报考攻读硕士研究生登记表、复试情况表等材料。

6 、其他有价值的可供组织参考的材料

（二）、博士研究生新生档案归档内容

1 、高中档案

主要包括高中毕业生登记表、考生材料等

2 、本科阶段档案

主要包括高校毕业生登记表、成绩单、毕业设计（论文）成绩评定书、体检表、毕业生就业通知书等。

3 、硕士阶段档案

主要包括毕业研究生登记表、研究生学习成绩单、学位论文答辩情况表、硕士学位申请表、硕士学位证明书等

4 、党团材料

主要包括入团志愿书、入党申请书、入党志愿书（包括预审转正全套材料）。

5 、奖惩材料

主要包括校级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料。

6 、报考攻读博士研究生材料

主要包括报考攻读博士研究生登记表、复试情况表等材料。

7 、其他有价值的可供组织参考的材料

二、 归档人员

研究生新生档案归档由 各学院（系）、所、中心 确定的本年度新生档案归档人员负责。

三、归档流程及方法

（一）新生档案收集整理

1 、学院根据实际报到新生名单到研招办领取新生档案及新生报考材料。

2 、到档案馆领取上海大学学生档案袋。

2 、将新生档案袋及相应报考材料装入学生档案袋，并在档案袋右上角注明学生学号、姓名。

4 、新生档案收齐后，按照学号从小到大顺序排列管理。

（二）新生档案检查核对

1 、认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整，并根据要求填写研究生档案目录一份、新生档案归档登记表一式两份。（《上海大学研究生档案目录》、《 XXXX 级研究生新生档案归档登记表》见档案馆主页下载栏。）

2 、 档案未到的、档案材料不全的应及时通知相关部门或学生补齐。

（三）新生档案归档移交

新生档案收集齐全、整理完毕后，各学院（系）、所、中心应及时向档案馆移交。档案馆根据归档名单核对新生档案份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。

四、归档时间节点

各学院（系）、所、中心务必于当年10月30日前完成全部研究生新生档案的归档移交工作。

五、归档注意事项

1 、未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。

2 、研究生新生入学前曾参加过工作的，其档案还应包含其工作期间的档案材料（主要有履历材料、考核材料、专业技术职称职务材料、工资、任免材料等）

3 、新生档案及报考材料在装入学生档案袋时，注意检查核对，以免张冠李戴。

5 、应该归档但档案未到的，须在归档登记表备注栏注明“档案未到”；由本校本科生或硕士生升硕士或博士的，须在归档登记表备注栏注明“本校（ 10120001 ）”，括号内注明原学号。

六、新生档案归档前管理

鉴于学生档案的重要性、特殊性，为了保证新生档案的安全， 各学院（系）、所、中心 在向学生档案室移交前，应该加强管理。新生档案应有专人保管，存放在带锁的箱柜中，并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作，查阅后档案材料应及时归入档案袋，以防丢失。

2016年09月