（沪档[2023]66 号）

第一章 总则

第一条（目的依据） 为推进数字政府建设，促进城市数字化转型，规范本市电子公文归档与电子档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》《机关档案管理规定》及有关法规和规范性文件规定，结合本市工作实际，制定本实施细则。

第二条（适用范围） 本实施细则适用于本市各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称各有关单位）在电子政务中开展的电子公文归档和电子档案管理。涉及国家秘密的电子公文归档和电子档案管理，按照国家和本市有关保密法律、法规的规定执行。

第三条（概念界定） 本实施细则所称电子公文，是以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。

本实施细则所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。

本实施细则所称电子公文系统是电子公文全生命周期过程或者部分环节所使用信息系统的统称，包括相关软硬件支撑环境和应用系统。电子公文系统支持电子公文起草、审核、签发、传输、承办、催办、答复、办结、归档等公文处理程序。

本实施细则所称电子档案管理系统是对电子档案进行接收、管理、保存、利用和移交的计算机管理信息系统。

第四条（管理原则） 电子档案是各有关单位依法履行职能的重要凭证，是国家档案数字资源的重要来源，其管理遵循以下基本原则：

（一）统一管理。将电子公文归档和电子档案管理纳入电子政务整体规划，实行统一规划、统一标准、统一流程、同步部署、同步建设，推进电子公文系统与电子档案管理系统有效衔接。电子档案由档案部门实行集中统一管理。

（二）全程管理。根据电子公文、电子档案特点和管理要求，建立严密、完整的管控体系。对应归档电子公文的收集、整理、保存、利用、移交、备份、迁移等，实行全过程管理，管理过程必须权责清晰。电子公文形成、处理、归档和电子档案管理过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应全程留存其工作日志或变化记录。

（三）安全规范。严格按照有关法律法规要求，执行规范工作程序，采取有效技术手段和管理措施，推进电子档案规范管理。落实安全防护各项制度，全程采用符合国家信息技术安全要求的电子签名、电子印章、身份认证、时间戳、区块链、日志、备份等可靠技术保障措施，实现电子公文从形成办理到归档利用全流程安全可控、科学规范，确保电子档案真实、完整、可用、安全。

（四）便于利用。充分发挥数字政府相关平台和电子档案高效、便捷优势，促进电子档案分层次、分类别、按需求、按权限共享利用和互信互认，推动档案数字资源跨区域、跨部门、跨层级共建共享。

第五条（管理职责） 市、区档案主管部门依照管理职责，负责管辖范围电子公文归档和电子档案管理工作的监督和指导。

有关政务信息化建设主管部门，负责按照电子公文归档有关要求完善本市统筹建设的电子公文系统、电子印章系统，为电子公文归档和电子档案管理提供技术支持，做好与电子档案管理系统、电子档案移交接收系统的技术对接。

市、区国家综合档案馆按照相关规定，对本级各有关单位的电子档案移交进馆工作提供指导，落实电子档案长期保存要求，促进电子档案规范接收、长久保存和共享利用。有条件的区域可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档与电子档案管理平台、数字档案馆系统，实现馆室一体化管理。

第六条（主体责任） 各有关单位应当履行电子公文归档和电子档案管理主体责任，加强组织领导，强化队伍建设，提供经费保障，制定合理的组织管理和培训考评制度。

将电子公文归档和电子档案管理纳入本单位电子政务或信息化发展规划，建立文秘、档案、信息技术、安全保密等部门协同工作机制，明确各部门职责分工，将电子公文归档和电子档案管理责任纳入相关岗位职责。

文秘部门负责电子公文收集、公文办理完毕后的整理归档；档案部门负责制定电子文件归档和电子档案管理制度，开展电子档案接收、管理、利用和移交等工作，对归档工作开展业务指导，对本单位电子公文归档和电子档案管理系统或相关功能模块建设提出要求；信息技术部门负责为电子公文归档和电子档案管理提供技术支持和服务保障，根据档案管理需求协助做好系统开发运维和文档系统的技术对接。保密部门负责涉密电子公文归档和涉密电子档案管理工作的监督指导。

根据电子公文的特点和管理要求，建立健全电子公文归档范围、电子档案保管期限表和分类方案等制度规范，完善信息化基础设施和条件保障，切实做好电子公文收集、整理、归档与电子档案接收、管理和利用等工作，并按照有关规定向档案馆移交电子档案。

第七条（系统建设） 各有关单位建设电子公文系统时，应当在系统业务流程中涵盖电子公文归档要求，设计电子公文归档功能，同步建设电子档案管理系统或功能模块，实现文档系统技术对接，或者使用同级国家综合档案馆统一开发的集中式电子公文归档和电子档案管理平台。

各有关单位应当配备满足安全管理需要的信息化基础设施、软硬件产品和服务，建设或使用具备必要安全措施的局域网、政务网等，配备专用存储资源，保障电子档案管理系统安全稳定运行和数据信息安全。非涉密系统，应当按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发〔2013〕5 号）、《档案信息系统安全保护基本要求》（档办发〔2016〕1号）落实系统安全等级保护要求。

电子公文归档和电子档案管理系统应当具备完整收集应归档电子公文、采集元数据等功能，能按规则自动命名、存储元数据、电子公文及其组件，能按要求生成规范的信息包，能以自动或半自动的方式实施归档和管理操作，能够确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并符合长期管理和有效利用的要求。各项功能应符合《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发〔2017〕3 号）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）等标准规范的规定。

第八条（法律效力） 符合本《细则》及国家、本市相关规定的电子公文可以仅以电子形式归档、管理和移交，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，法律、法规另有规定的除外。

各单位应当对符合档案管理要求的电子档案互信互认。

第二章 收集与采集

第九条（文件收集） 各有关单位应按照有关规定，完整收集本单位履行职责过程中形成、办理的文本、图像、图形、音频、视频、网页、电子邮件等不同形式的应归档电子公文。

未实现电子收文的单位，可暂用纸质收文的数字化扫描件代替。部分未进入系统进行流转的电子公文通过文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机信息包导入等方式完成电子公文收集。纸质收文的数字化扫描件应确保内容准确完整、清晰可读，符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31)等标准规范的规定。

第十条（完整性要求） 各有关单位应确保电子公文组件齐全、内容完整。电子公文的组件，包括正本、定稿、文件处理单、发文稿纸等，记录修改过程的彩色留痕稿（花脸稿）以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；关于同一事由的往来电子公文应齐全、完整；电子公文的组成要素，包括红头、文件标题、文号、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、电子印章、电子签名、签批信息等版面、拟制和办理等要素齐全、完整。

第十一条（版面格式要求） 电子公文正本的公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，正本的版面要求、公文格式各要素编排规则，公文的特定格式、式样应符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704）等标准规范的要求。

电子印章的使用和管理应当符合《上海市电子印章管理暂行办法》(沪府办规〔2018〕29号)、《党政机关电子印章应用规范》（GB/T 33481）等规定。

第十二条（文件格式要求） 应归档电子公文格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、支持格式转换、易于利用等性能，版式文档格式应符合《电子文件存储与交换格式 版式文档》（GB/T 33190）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47）规定。电子公文正本、定稿、文件处理单、发文稿纸应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式保存；记录修改过程的彩色留痕稿（花脸稿）以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式保存。各类应归档电子公文及其元数据格式须符合《电子公文归档格式要求》（见附件1），对于尚未明确长期保存格式的文件类型，宜选择主流、开放、通用、标准的格式。

第十三条（元数据采集） 各有关单位在电子公文形成、办理过程中，应采集必要的元数据，电子公文与相关元数据应建立关联关系，保持一一对应。电子公文必要的元数据包括责任者、背景、结构、签署、业务行为、时间和系统环境等信息，元数据基本集构成应符合《电子公文归档元数据基本集元素表》（见附件2）。实际工作中可根据具体情况参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63）等相关标准规范扩充元数据集合。

第十四条（电子公文预归档） 各有关单位在建设电子公文系统时，应当充分考虑电子公文归档功能需求，同步开发建设符合《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）附录A、附录B要求的预归档功能模块或归档接口，保证系统能够按照档案管理要求形成电子公文。

未与电子档案管理系统对接的电子公文系统，应能按照《电子公文归档信息包存储结构》（见附件3）要求，批量导出电子公文归档信息包，并生成《归档文件目录》（见附件4）。

第三章 归档与移交

第十五条（归档要求） 电子公文归档应满足“谁形成谁归档、保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用”的要求。

第十六条（归档范围） 各有关单位应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求，制定本单位电子公文的归档范围和电子档案保管期限表、分类方案，用于拟归档电子公文的归类和聚合，并结合实际，予以动态调整和补充完善。

应归档电子公文的内容、组件及其组成要素应完整规范。

第十七条（归档时间） 各有关单位电子公文的归档时间分为即时归档和定期归档。对电子公文系统中具有保存价值的电子公文一般应在办理完毕后即时归档，实施定期归档的应在电子公文形成后的第二年6月底前完成。

第十八条（归档方式） 电子公文应通过符合安全管理要求的计算机网络进行在线归档，暂不具备在线归档功能的也可以存储在符合长期保存要求的存储介质上进行离线归档。

离线归档的电子公文存储载体应使用专门的档案装具存放，制作《电子公文离线存储载体标签及标注内容》（见附件5）以标识离线存储载体。光盘表面不允许粘贴标签，防止扰乱光盘聚焦平衡和破坏数据层，可以使用专门的标签笔于光盘表面标签处书写标签信息，或使用光盘标签专用打印机等符合光盘保护要求的设备标识相关信息。光盘单片装盒存放时，可在盒内贴上标签。

第十九条（归档流程） 电子公文的归档流程应符合《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362）规定，经过收集、整理、检测、登记等必备步骤（见附件6），组成档案保管单位，并对电子档案进行规范命名、有序存储，保持文件各组成部分之间的关联和文件之间的有机联系。

第二十条（格式转换） 电子公文归档时不应包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施。

对于不符合归档格式要求的电子公文应进行格式转换，以满足电子档案长期保存和利用的需求。

第二十一条（归档整理） 各有关单位应将需要归档的电子公文及其元数据等信息按照《电子公文整理流程》（见附件7）及时整理，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22）规定进行分类和排序，以件为单位进行组织并编制档号，以档号为基础命名，并按照档号构成项逐级建立文件夹进行存储，按照规范的数据结构组成归档信息包，按批次或年度进行归档登记,生成《电子公文归档登记表》（见附件8），并编制目录。

第二十二条（归档检测） 电子公文归档时，归档部门应当进行真实、完整、可用、安全等方面的检测，检测具体要求应按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70）执行，检测结果记录于《电子公文归档登记表》。

第二十三条（档案接收） 档案部门接收归档电子公文时，应清点、鉴定电子公文的内容数量及元数据情况，核实来源、成文日期、保管期限、数量、大小等信息，进行真实、完整、可用、安全等方面的复核，检测结果记录于《电子公文归档登记表》，并保存与工作流程相关的责任人、操作时间等元数据。

档案部门检测合格后予以接收，对于不符合归档要求的信息包应予以退回并反馈出错原因，待其整改后重新归档。

第二十四条（进馆移交） 各有关单位一般应将保管期限为30年以上的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交，移交具体要求按照《上海市电子档案移交和接收管理办法》（沪档规〔2019〕1号）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93）执行。

第四章 管理与利用

第二十五条（规章制度） 各有关单位应根据国家和本市有关法律法规，科学制定完善电子档案存储、检测、备份、恢复、转换、迁移、移交、利用、销毁等规章制度，按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》完善相关应急预案，明确安全责任，强化应急处置能力。

第二十六条（安全运维） 各有关单位应当落实电子档案的各项日常安全管理，建立电子档案管理系统的日常维护和应急响应机制，实施严格的身份认证和权限控制手段，落实全系统审计跟踪，能对所有操作行为、操作人员、操作时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计，及时维护电子档案的读取、存储、检测、备份设施设备，确保系统安全可靠运行。电子档案的审计跟踪日志和重要操作日志保存时间不应低于电子档案的保管期限。

第二十七条（信息存储） 各有关单位应根据电子档案的重要程度以及利用需要，选择符合规范的在线存储和离线存储方式，为电子档案安全存储配置专用存储设备或相应存储空间，存储电子档案的内容信息（全文数据）、目录信息、元数据和各类管理日志，电子档案在线存储设备（空间）必须运行在具有必要安全措施的局域网或电子政务网。

对DVD光盘的保存与维护应按照《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38）的要求执行；对蓝光光盘的保存与维护应按照《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T 74）的要求执行；对硬磁盘的保存与维护应按照《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75）的要求执行；对LTO磁带的保存与维护应按照《档案数据存储用LTO磁带应用规范》（DA/T 83）的要求执行；对缩微胶片的保存与维护应按照《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44）的要求执行，缩微胶片若有划伤或指印、水渍、油渍等污染，应开展载体转换。电子档案存储载体转换结果填入《电子档案离线存储介质管理登记表》（见附件9）。

第二十八条（政务云平台安全） 依托电子政务云平台部署的电子档案管理系统、存储的档案数据不得涉及国家秘密、工作秘密，数字档案资源总库的管理与备份不得使用政务云平台，使用政务云平台过程中应确保档案数据管理责任不变、档案数据归属流向不变，档案信息安全管理的具体要求按照《国家档案局办公室关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》（档办函〔2020〕55 号）执行。

第二十九条（数据备份） 各有关单位应按照《上海市电子档案备份办法》（沪档规〔2022〕2 号）有关要求制订电子档案的备份和恢复策略，开展在线备份和离线备份工作，做好重要电子档案的完全备份，并开展异质、异地备份，保存至少三套完整数据。

备份对象包括电子档案及其元数据、目录数据、电子档案管理系统运行中形成的管理与利用数据库、专题数据库等。电子档案的审计跟踪日志和重要操作日志应纳入备份恢复范围。

离线备份的载体为DVD光盘、蓝光光盘、磁带、硬磁盘、胶片等。

第三十条（数据检测） 档案部门应会同信息技术部门，在确保载体安全可用的前提下，定期对电子档案保管情况、读取状况、载体稳定性等进行检测，监控相关载体的关键性能参数，发现问题应及时采取措施，实施转换迁移操作。

（一）载体稳定性检查的时间间隔不得长于5年。

（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年至少进行一次抽样机读检验。

（三）对DVD光盘、蓝光光盘、硬磁盘、LTO磁带、缩微胶片的具体检测方法应符合《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38）、《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T 74）、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75）、《档案数据存储用LTO磁带应用规范》（DA/T 83）、《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44）的要求。

（四）电子档案的抽检比例不低于5%，发现问题应扩大检测范围，将同批次存储的电子档案全部进行检测，并及时采取转换迁移措施。电子档案的抽检结果和处置情况填入《电子档案离线存储介质管理登记表》、《电子档案迁移登记表》（见附件10）。

第三十一条（转换迁移） 在电子档案的存储设备更新、系统扩容、软件升级、存储介质发生变化或保存格式不能满足长期保存需要时，应充分评估室藏电子档案与新系统、新设备、新格式的兼容性，制定必要的转换迁移策略，按照需求对存储设备、安全设备及电子档案管理系统进行调整、扩容、升级，及时做好相关登记并自动采集新增元数据。在确认电子档案转换迁移成功后，可根据相关规定对原存储备份载体实施销毁。

第三十二条（鉴定销毁） 各有关单位应当定期对保管期满的电子档案进行鉴定，按照规定流程进行处置，并保存相关元数据。对经鉴定后需要续存的电子档案，应当履行审批手续后变更其保管期限；需要销毁的电子档案，应当遵守国家有关规定，履行相关审批手续，填写《电子档案销毁登记表》（见附件11），由授权人员进行销毁。禁止擅自销毁电子档案。

对确认销毁的电子档案，应当从在线存储系统、容灾备份等系统中彻底删除，对其离线存储介质实施破坏性销毁，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查，可以电子形式保存销毁清单及记录。

第三十三条（利用服务） 各有关单位应当建立电子档案利用制度，严格按照电子档案使用权限和规定程序进行利用。采取有效管理措施和技术手段，确保电子档案不被非法访问、篡改和越权利用。提供电子档案多途径、多角度便利、高效、安全利用。充分利用新一代信息技术，积极拓宽电子档案应用场景，推动电子档案在民生服务、政务服务、社会治理等领域的广泛应用，不断提升电子档案开发利用水平。

第三十四条（利用方式） 各有关单位可以根据不同服务对象和不同利用范围，建立相应的基于局域网、政务网或者互联网的电子档案利用服务平台，以浏览、检索、复制、下载、打印、借阅、接口调用等方式利用电子档案。利用过程中，应严格遵守档案利用和安全保密的相关规定，填写《电子档案利用登记表》（见附件12），做好利用申请、审批和授权登记，记录利用评价，不断提升电子档案利用效果和利用者满意度。

第五章 附则

第三十五条（解释权） 本实施细则由上海市档案局负责解释。

第三十六条（施行日期） 本实施细则自发布之日起施行，本市其他门类电子文件的归档和电子档案的管理，可以参照本实施细则执行。

附件：

1.电子公文归档格式要求

2.电子公文归档元数据基本集元素表

3.电子公文归档信息包存储结构

4.归档文件目录

5.电子公文离线存储载体标签及标注内容

6.电子公文归档流程

7.电子公文整理流程

8.电子公文归档登记表

9.电子档案离线存储介质管理登记表

10.电子档案迁移登记表

11.电子档案销毁登记表

12.电子档案利用登记表

附件1

电子公文归档格式要求

根据《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）等相关标准规范规定，电子公文归档格式及要求见下表：

注1：电子公文的元数据信息应以XML文件格式保存，存在多个OFD（PDF）文件时，元数据文件独立存在并按照一定顺序置于电子公文文件夹中；存在单个OFD（PDF)文件时，可将元数据嵌入到OFD(PDF)文件中。

注2：记录修改过程的彩色留痕稿（花脸稿）可以WPS、DOC等格式保存。

注3：若电子表格、计算机辅助设计类图形文件、网页文件、社交媒体类文件的主要用途仅是查考、存证，应转换为归档格式或版式文件（OFD、PDF），若用于计算或设计等其他用途，可同时保留源格式。

注4：网页文件、社交媒体类文件按照《政府网站网页归档指南》（DA/T 80）规定的版式文件格式保存页面，页面的附件如果不能保存为版式文件，应按照记录形式参照文本、图像、图形、音频、视频、数据库等各类格式保存。

注5：电子邮件按照《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T 32）规定的格式保存。

注6：其他类型的附件或附属文件根据《电子文件存储与交换格式 版式文档》（GB/T 33190）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）的原则和相关行业标准选择主流、成熟、开放的格式保存。其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档，无法转换的应将能读取该特殊格式文件的软件系统、硬件设备及其操作说明一并归档。

附件2

电子公文归档元数据基本集元素表

根据《数字档案室建设评价办法》（档办发〔2016〕3号）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）、《党政机关电子公文元数据规范》（GB/T 33480）、《档案著录规则》（DA/T 18）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）等相关标准规范规定，电子公文归档元数据基本集中的元素及其结构描述见下表：

注1：元数据元素中带“*”的为必录项。

注2：M1～M32是根据《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）要求列出的元数据元素；M33～M58是根据《数字档案室建设评价办法》（档办发〔2016〕3号）、《党政机关电子公文元数据规范》（GB/T 33480）、《档案著录规则》（DA/T 18）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）等相关标准规范扩展的元数据元素。

注3：实际工作中可根据本单位具体情况参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《档案著录规则》（DA/T 18）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63）等相关标准规范对元数据元素进行扩展补充。

注4：备注中所列为元数据元素在相关标准规范中的同义名称或相关说明和示例。

附件3

电子公文归档信息包存储结构

归档信息包中一般包含同一批次归档的多个归档电子公文，电子公文应以《归档文件整理规则》规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度一保管期限一机构（问题）分类方式为例，归档信息包结构如下图所示：

注1：电子公文归档信息包应按分类方案（年度、保管期限、机构等）逐级建立、命名文件夹，在最低一级分类类目文件夹（以档号命名）集中存储应归档的电子公文内容和元数据，由系统按照相应规则自动排序。

注2：文件名命名字符长度不得超过系统规定要求。

注3：说明文件以XML文件形式记录信息包的元数据信息，包括《电子公文归档登记表》（首页）内容和归档批次信息、信息包标识，信息包类型，创建者，创建时间，创建环境，存储位置，信息包说明等。

注4：归档文件目录与归档电子公文应一一对应，存储内容详见《归档文件目录》。

注5：内容数据的主体部分，包括文件处理单和公文主体（包含正本、定稿及修改稿等）及其元数据，可转换成多个OFD(或PDF)文件或合并成一个OFD(或PDF)文件。

注6：其他文件夹存放内容包括：所采用的元数据方案、数据封装规范、分类编号规则、计算机文件名命名规则、XML模式及《电子公文归档登记表》的电子签名件或扫描件等等，文件格式应符合归档要求。

附件4

归档文件目录

附件5

电子公文离线存储载体标签

盘盒封面标签

注:本标签参照《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52）结合实际情况制定。

盘盒封底标签

光盘标签面

电子公文离线存储载体标注内容

载体盒及光盘表面标注：载体编号、套号、全宗名称、内容描述、数据量、密级和保密期限、保管期限、存入日期、运行环境等内容：

1.载体编号：是全宗内同一门类、年度（或起止年度）电子公文存储载体排列的顺序号。由全宗号、档案门类代码、年度（或起止年度）、载体类型代号和顺序号几部分组成；年度是该载体内电子公文的归档年度或起止年度，如2011年至2016年即标定为2011/2016；载体类型代号分几类：DVD光盘用DVD表示；蓝光光盘用BD表示；磁盘用HD表示；磁带用DT表示。例：X043-WS·2011-DVD0001；X043-WS·2011/2016-DVD0001。

2.套号：存储电子公文载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示本地封存保管；B表示查阅利用；C表示异地保存。

3.全宗名称：应与档案馆、室档案的全宗号一致。

4.内容描述：填写对存储信息内容的简要说明，标明存储的归档电子公文所对应的档号（起止号）、起止时间等；

5.保管期限：按存储在载体内归档电子公文的最高保管期限标注；

6、密级和保密期限：填写存储在载体内电子公文的最高密级和最长保密期限；

7．存入日期是将电子公文存储至载体的日期，格式为年月日，如2016年2月8日即写为20160208；

8．文件格式填写载体内电子公文的存储格式，如：OFD、PDF、WPS、DOC、XLS、AVI、JPEG、MP3等；

9．数据量：载体内电子公文的存储个数和以字节（B）为单位的存储容量等；

10．运行环境即识别或操作电子公文的软、硬件系统。

11．备注：填写特殊情况的说明。

附件6

电子公文归档流程

附件7

电子公文整理流程

电子公文的整理是将零散的电子公文有序化的过程。电子公文整理的流程包括组件、补充材料、挂接、组合、并件、归类、排序、编号、编目、封装、固化等。电子公文经过整理应及时向档案部门移交归档。

1.组件。将电子公文各构成要素以件为单位进行组合。组件中应注意检查每件归档电子公文的构成要素和元数据是否齐全、完整、规范，不符合要求的需要进行相应的补充（补录）和调整，保证每件电子公文符合规范要求。

2.补充材料。判定是否需要补充线下生成的纸质等其他形式的文件材料。

3.挂接。对未在当前电子公文系统中形成的纸质等文件材料进行扫描、上传，将上传文件材料并入当前件中，便于管理和检索利用。

4.组合。根据档案部门的归档电子公文整理要求，判定是否将相关电子公文组合在一起。如会议文件、正本与附件等。

5.归类。根据本单位档案部门制定的分类方案、归档范围和保管期限表，划定需要归档的电子公文及其保管期限并进行归类。

6.排序。根据电子公文分类方案，将类内电子公文按一定规律进行有序排列。

7.编号。编制归档号，一般由“年度-保管期限-机构（类别）代号-件顺序号”组成，也可以根据单位档案部门的要求直接生成室编档号“全宗号-档案门类代码﹒年度-保管期限-机构（类别）代号-件顺序号”。

8.编目。按照档案部门的要求以文件级为单位编制文件目录，作为管理和检索工具，一般可以在原有目录后续编。在电子环境中，归档系统应可以提供自动编号和从元数据中提取相应内容自动编目等功能，整理者进行人工校核即可。

9.封装。按照归档信息包组织结构对完成整理的电子公文组件及其元数据以归档文件夹为单位进行数据封装，形成规范的归档信息包。

10.固化。使用数字签名、时间戳等技术手段，对归档信息包进行固化。

附件8

电子公文归档登记表

注:本表参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）结合实际情况制定。

附件9

注:本表参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）结合实际情况制定。

附件10