第一章总则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高校档案工作条例》、《上海市档案条例》等法律、法规、规章精神，制订本条例
第二条 学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应该严格实行部门立卷制度，实行“三纳入”、“四同步”，纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收等各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 学校各种门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第二章 档案工作体制与任务
第五条 学校档案工作，接受国家教育部、上海市教委的领导，同时接受国家档案局、上海市档案局的指导、监督和检查。
第六条 由常务副校长为主任，有关副书记和副校长为副主任、有关职能部门的负责人为委员的学校档案工作管理委员会，是学校档案工作的最高行政管理机构，领导全校档案工作。
档案工作管理委员会下设秘书长一名，由档案馆负责人担任。秘书长具体负责调查研究、搜集情况、组织起草学校档案工作文件和组织实施档案工作管理委员会的决定。
第七条 档案馆是学校档案工作管理委员会的常设机构，既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供档案利用的管理机构。
第八条 各学院、部、处等部门负责人分管本部门档案工作，并确定一名兼职档案员，具体承办本部门的档案工作。
第九条 学校档案工作管理委员会的基本任务：
1、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划。根据学校档案工作的实际需要，将档案保管条件、档案干部队伍、现代化建设及档案工作专题经费等列入学校工作计划。
2、审定学校档案工作规章制度；
3、研究并决定档案工作的重大事宜；
4、审议档案工作计划、总结等；
5、协调各部门档案工作“四同步”的关系；
6、对各部门档案工作进行监督、检查与考核。
第十条 学校档案馆的基本任务：
1、履行学校档案工作管理委员会交给的各项任务，做好档案工作的常规建设；
2、制定学校档案工作计划和规章制度，监督、指导、检查执行情况；
3、负责建立健全全校档案工作网络，对全校专（兼）职档案工作人员进行培训；
4、负责接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关的资料；
5、档案的开发和利用；
6、参加信息工作的整体化建设，编制检索工具,编辑参考资料，编纂档案史料,积极开发档案信息资源；
7、举办珍贵档案陈列，开展档案宣传工作和利用者教育活动；
8、开展校史、党史研究；
9、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；
10、学校领导交办的其他任务。
第十一条 各学院、部、处等部门分管档案工作负责人和兼职档案员主要任务：
1、按照档案馆的有关规定做好部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作；
2、按时归档；
3、各部门专兼职档案工作人员应遵纪守法忠于职守，努力维护本系统、本部门档案的完整与安全；努力学习档案专业知识，积极参加岗位培训，不断提高自己的档案业务水平。
第十二条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，在条件具备时，实行部门档案分室管理。分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务主管部门的双重领导，需每年向学校档案馆报送新增档案目录，并按规定向档案馆移交永久保存的档案。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十三条 学校分管某个方面工作的领导，各部门分管档案工作的负责人都应把涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十四条 各部门应归档的各类文件材料，有专兼职档案工作人员按《上海大学档案归档范围和保管期限》的要求整理组卷装订后向档案馆移交。档案馆负责部门立卷业务指导及档案的检查、验收。
第十五条各类文件材料的归档范围和保管期限，按《上海大学档案归档范围及保管期限》执行。
第十六条 各部门立卷分工：各部门立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类档案立卷归档。归档材料涉及多个部门的，由一个主要职能部门归口，其他部门可向他们集中。
第十七条 归档时间和手续：
1、 党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年五月底以前归档；
2、 教学类和能按教学年度归档的文件材料在当年年底前归档；
3、 科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；
4、 随时接收上级规定应接收的档案；
5、 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方必须签名盖章。
第十八条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各类载体形式的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得占为己有。
第十九条 对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校予以奖励。
第四章 档案的管理
第二十条 档案馆要对档案进行分类、编号和排列。我校档案的分类方法，按照《上海大学档案实体分类方案》执行。
第二十一条 档案馆对保管期限已满的档案，要按有关规定及时进行鉴定、处理。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案馆应指定专人负责进行下列统计工作：
1、 档案的收集、整理、利用、移交、销毁和馆内各种数据等情况；
2、 按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十三条 档案库房技术管理工作，要有专人负责。要建立和健全库房管理的规章制度，确保档案的安全，要有防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、防虫、防鼠等设施，控制库房温湿度，要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案要及时修复或复制。
第二十四条 档案馆对所存档案和资料的保管情况，每年要进行一次检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导报告，并及时处理。
第二十五条 档案信息是学校信息资源的重要组成部分。档案馆是校园计算机网络建设的重要机构之一，档案计算机管理系统作为学校信息系统子系统，要进一步提高、完善，以实现档案信息资源共享。
第二十六条 为了加强档案信息系统的基础建设，有条件的单位应积极推行档案的计算机管理，按照档案馆规定的机读文件目录格式建立档案数据库。
第五章 档案的利用、库房与编研
第二十七条 档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，做好有关领导和部门的助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
第二十八条 对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。
第二十九条 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。对借出档案，档案部门要定期催还，并检查归还档案的完好情况，若发现损坏或丢失，应书面报告学校处理。
第三十条 加强学校档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划有步骤地对档案资料进行研究整理，编辑出版。通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志任务，积极为教学科研与领导决策提供有价值的参考资料。
第三十一条 认真组织本单位学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，努力提高学术水平。
第六章考核、奖励与处罚
第三十二条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对做出成绩者给予奖励。
第三十三条 每两年由学校档案工作管理委员会对各部门的档案工作进行考核，评选先进集体和先进个人。
第三十四条 学校对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励：
1、 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
2、 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
3、 对档案学研究做出重要贡献的；
4、 将重要或珍贵档案捐赠给学校的；
5、 同违反档案法律、法规的行为做斗争表现突出的。
第三十五条 有下列行为之一的，应按照《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》规定的程序和处理方法给予行政处分；构成犯罪的，移交司法部门处理：
1、 损毁、丢失属于学校所有档案的；
2、 擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有档案的；
3、 涂改、伪造档案的；
4、 擅自出卖或者转让档案的；
5、 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
6、 不按规定归档或者不按期移交档案的；
7、 明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
8、 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第七章 附则
第三十六条 档案馆根据本条例可制定实施细则。
第三十七条 本条例由档案工作管理委员会负责解释。
第三十八条 本条列自发布之日起实行。
上海大学教学档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作规范化、标准化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据，特制定本办法。
第二条 教学档案是指学校在教学、科研管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 教学档案是学校档案的主体和核心，是衡量学校教学管理水平和提高教学质量的重要凭证。教学档案管理应当纳入学校的教学计划、管理制度、管理人员岗位职责，作为考核各部门教学质量和管理水平的重要内容。学校在下达教学任务时要与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件资料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具证明同步。
第二章 管理原则和管理体制
第四条 教学档案实行统一领导、分级管理的管理体制，以确保档案的准确、完整、系统、安全和规范管理，以利于档案的开发和利用。
统一领导、分级管理是指除校档案馆集中保存对学校和社会具有长远利用价值的教学档案外，各教学院（系）集中保存本部门形成的对工作具有利用价值的文件，各院（系）应按规定，定期将保存的教学文件向档案馆移交。
第五条 鉴于各教学院（系）保存的教学文件对反映教学活动具有微观性、直接性、生动性的特点，各教学院（系）应当将其作为日常教学管理的重要组成部份。
院（系）档案工作由一名教学副院长（系副主任）分管，并确定一名兼职档案员统一管理本院（系）的教学文件。
第三章 归档原则
第六条 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
归档的教学材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
坚持由教学文件材料形成部门立卷归档。
第七条 归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面；
2、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
第八条 不归档材料
1、上级有关教学的普发（非专指高校）不需办理的文件；
2、上级有关教学的未定稿文件；
3、上级发来的供工作参考的文件；
4、无参考利用价值的事务性、临时性文件；
5、非隶属单位抄送的不需办理，也无参考价值的文件；
6、校内其他单位发来的文件；
7、与校外单位交换来的文件；
8、未经会议讨论、未经有关领导审阅、签发的文件；
9、只有请示没有批复或只有请示上级无口头同意，本校又没有执行的文件。
以上不归档材料，如认为必要，可作为资料由本部门暂存。
第四章 部门立卷与归档流程
第九条 材料的形成与积累
1、每学年始，分管教学工作的校长向各院（系）、部处、布置新学年工作，所形成的教学文件和教学活动积累的材料；
2、院（系）、部处兼职档案员按文件材料类目表分别积累文件材料（即预立卷），并定期进行整理；
3、档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件的积累工作；
4、归档的教学文件材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备；
5、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况，酌加副本。
第十条 立卷分类
1、分年度一般性的教学管理文件材料归入文件形成年度；跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的会议，一般可归入会议开幕的年度；本科生、研究生论文及评审材料放在批准授予学位年度立卷；成绩大表放在毕业年度立卷；考试试卷按年度立卷；
2、分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
第十一条 整理材料与组卷
1、根据教学材料形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则组卷。相同内容的文件材料组成一卷便于利用，数量多的可分成若干卷，每卷不超过200页。也可根据文件内在的联系分别组成薄卷；
2、卷内密不可分的文件材料按正件在前附件在后、印件在前定稿在后、批复在前请示在后的要求排列；会议材料按议程的顺序排列；
3、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；
4、卷内文件无论单面或双面只要有字，均应每面编写一个页号，页号位置在每面材料非装订线的下角；
5、卷内目录应按排列顺序填写，即：顺序号（文件的排列先后）、文号（制发机关发文字号）、责任者（形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者）、题名（文件标题，一般应照抄）、日期（文件形成的日期，一般写最后批准日）、页号（文件起止之页的编号）；
6、认真填写卷内文件备考表，卷内文件如有缺损、修改、补充、移出销毁等情况，应在情况说明栏内填写说明，标注时间。然后立卷人签名，部门分管领导签名；
7、拟写案卷标题应结构完整，概括卷内文件主要责任者、内容、文种，确切反映卷内文件材料内容；
8、与教学文件相关的声像材料，应归入声像档案，并在备考表内说明去处。
第十二条 归档要求与时间
1、文件材料应用蓝、黑墨水书写，字迹工整、清楚，纸质优良；
2、交接双方必须当面验收，检查归档案卷材料是否符合要求，凡不符合要求的应拒绝
接收，并限期改正补交；
3、移交单一式两份，双方各执一份。
第五章 教学档案的管理
第十三条 分类编号
1、按《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作条例》进行分类；
2、根据本校教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的三级类目代号。
第十四条 编目
1、每卷档案脊背上填写档号；
2、编制教学类档案目录，文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用；
3、登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写；
4、编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印出版；
5、努力创造条件，力求及时将教学档案数据输入计算机数据库逐步实现与本校信息中心的联网；
6、各部门要随时将收集到的教学文件材料整理后补充归档，档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料插入相应的案卷，并填写好有关内容及补档原因。
第十五条 教学档案工作岗位责任制
1、分管教学工作的校领导职责
1） 组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校有关工作、计划，积极支持档案工作；
2） 定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题，纳入其职责范围。2、教学部门领导职责
1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行；
2）加强与学校教学部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学质量；
3）对本部门管理干部和专职教学档案员提出具体要求并帮助他们解决一些实际困难。
第十六条 学校档案部门职责
1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并组织实施；
2、督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案；
3、按照《上海大学档案工作条例》要求做好教学档案的各项工作；
4、努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用；
5、积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量；
6、组织全校专（兼）职教学档案人员的业务学习，经验交流。
第十七条 各部门专（兼）职教学档案干部职责
1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作，重视收集教师的典型教案、重要备课记录、试题及学生各类竞赛的获奖材料；
2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校档案馆移交。
上海大学人物档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了加强本校人物档案资料的收集、管理和利用，维护学校的重要历史纪录，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》，制定本暂行办法。
第二条 本办法所称的人物档案是指在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。
第三条 学校对人物档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于利用和保密的原则。
第四条 学校档案馆负责本校人物档案工作的管理、监督和指导工作。具体职责是：
1、制定人物档案收集计划并组织实施；
2、拟定人物档案的建档范围和对象；
3、负责对人物档案的收集、征集、整理、保管和提供利用；
4、开展或参与对有关人物的专题研究；
5、组织人物档案的展览。
第二章 人物档案的建立
第五条 人物档案的建档对象为曾在上海大学(包括上海工业大学、上海科技大学、原上海大学、上海科技高等专科学校及前身)学习工作过的党政领导及专家学者、社会活动家(包括已故的)。具体范围是：
1、历任校长、党委书记；
2、科学院院士、工程院院士以及在某项科学领域(包括自然科学和社会科学)有较深造诣、有突出成就的专家、学者；
3、国内外著名的社会活动家、知名人士；
4、市级以上人才培养工作入选人员、省部级以上重要奖项的中青年专家学者；
5、省部级以上劳动模范；
6、在国内外具有影响、成绩卓著的校友。
第六条 人物档案的建立程序为：档案馆拟定征集对象，通过各部门兼职档案员向征集对象发放“人物档案征集对象基本信息表”，在本人自愿基础上，由本人或家属填写“人物档案征集对象基本信息表”，由兼职档案员收齐，经部门领导审定并加盖部门公章后送交档案馆，档案馆根据“信息表”所填内容，进行归档业务指导，由本人或家属会同所在部门兼职档案员具体负责整理有关材料，适时按协商一致的方式归档。
第七条 人物材料归档范围包括：
1、生平方面：生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、学历学位证书和专业技能证书、党政职务任免书、专业技术职务证书、各种荣誉证书及实物、已故人物的讣告、唁电、唁函、悼词等。
2、活动方面：参加省部级以上各种代表会议、国内外重要会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带、光盘等社会活动和业务活动材料，受聘于各种社会组织的材料等。
3、成果方面：包括公开出版的著作、译著、教材及手稿，在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿，书画、摄影等作品，担任省市级以上科学技术、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书，获省部级以上奖励的奖状、荣誉证书、纪念章、纪念品等。
4、评价方面：各类出版物上发表的评价文章、回忆录，新闻媒体报道材料、个人传记、各种会议上由组织整理的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料，各种纪念性活动中形成的材料。
第三章 人物档案的管理与利用
第八条 人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类，以每个人为单位进行整理。一般可以设四个一级类目，即：生平类、活动类、成果类、评价类。必要时可以在一级类目下设若干小类。音像、证书、实物等特殊载体的档案，按照其所反映的内容统一分类整理编目，保管时可以单独存放。
第九条 人物档案中已经归档的有关材料，可以将其中有代表性的成果材料采用复印的方式归入人物档案。已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映本人生平的材料，可以将复印件归入人物档案。
第十条 人物档案向档案部门移交归档时可采取寄存和捐赠等形式。各单位各部门应鼓励人物档案形成者向档案部门捐赠档案。部分比较珍贵的、本人及家属不愿意捐赠和寄存的人物档案，经本人或家属同意，档案馆通过办理短期借用手续，复印制作归档。对特别珍贵的人物档案，经有关方面鉴定后，档案馆可有偿征集。
第十一条 档案馆应按照国家关于档案保管的要求，采取有效措施，科学保管，保证人物档案的完整和安全，防止人物档案丢失或损坏。
第十二条 人物档案形成者对本人捐赠和寄存的档案拥有优先利用的权利和控制利用范围的权利，有随时补充归档材料的权利。
第十三条 档案部门必须按照国家和本市有关规定保管人物档案及其复制件，不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。
第十四条 校内外各单位因需要，经档案部门批准可以利用人物档案。对于需限定使用范围的人物档案(一般由形成单位或个人在办理移交手续时注明)，档案馆应严格按照执行。
为更好地开发人物档案信息，档案馆可以利用人物档案举办专题展览、开展档案编研，充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用，但必须注意维护人物档案的完整和安全。
第四章 奖励与处罚
第十五条 各单位、各部门人物档案建档工作要列入年度工作考核内容，对工作成绩突出的单位和建档对象，学校应当给予奖励。
第十六条 在人物档案的建立、管理和利用过程中，凡有损毁、涂改；擅自提供利用或买卖，擅自将人物档案携带、邮寄到国外等行为的，学校将依照《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》报上海市档案行政管理部门进行查处。
第五章 附则
第十七条 本办法具体应用问题由校档案馆负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起施行。
上海大学学生档案管理办法
学生档案是在校学生就读情况的真实记录，是学生踏上社会参加就业的依据，十分重要。为使学生档案能完整、及时、安全地实施保管、转递，特制定本办法。
1、新生报到后，学院应指定专人妥善保管新生档案，在向档案馆移交前，因工作需要可先查阅新生档案，但必须做好查阅的登记工作，材料阅后要及时归入档案袋内以免档案材料丢失。
2、学生档案归档前，学院应收齐档案，及时催办迟交的学生档案，并认真核对学生档案内材料是否齐全(详见“上海大学学生档案材料归档目录”），对材料不齐的要及时补齐。
3、学生档案收齐后，应在每份学生档案袋右上角按顺序标上学号，并附学生名单清册，向学生档案室办理移交手续，新生档案必须于当年11月底之前移交完毕。
4、学院负责收集整理学生在校学习期间形成的材料(包括新生入学通知书)，并在学生毕业离校前，及时组织人员将材料归入学生档案袋。
5、学生档案由档案馆学生档案室负责保管转递。
上海大学关于重大活动、重要项目档案管理规定
第一条 本规定所称的“重大活动”，是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，如校党代会、职代会；校庆典礼；“211工程”建设；重要教学工作会议、科研工作会议；重要的学术研究活动；重要的外事活动、国际学术交流、国际体育赛事等。本规定所称的“重要项目”，是指国家级、省部级教学、科研课题和获奖项目；学校重要基建工程项目；重要设备安装项目及其他各类重要建设项目。“重大活动”和“重要项目”以下简称“两重”。
第二条 “两重”档案的形成由各立卷部门(是指活动组织部门和项目管理部门)分管领导负责，并督促兼职档案员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交；档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。
第三条 在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职人员联系，指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。
第四条重要教学、科研项目的评审、鉴定，重要基建工程的竣工，重要设备的开箱等，有关部门应及时通报档案馆，由档案馆派专职人员参与对重要项目归档文件材料的检查和验收。
第五条重要项目管理与档案工作坚持实行“四同步”，即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案馆同时出具专题归档情况证明材料。
第六条 “两重”档案可在活动结束或项目结题后，及时向档案馆移交，档案馆应随时准备接收此类档案。
第七条 “两重”档案包括各种门类各种载体的材料，尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。
第八条“两重”档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整规范。
上海大学电子档案保管制度
为了进一步加强各部门、学院产生的电子文件的归档与电子档案的管理，推进信息化建设，确保学校电子文件、电子档案的完整、真实和安全，特制订本制度。
1、电子档案是指经过鉴定、具有保存和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件和软、硬件说明。
2、归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%。
3、 每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。
4、对保管的归档电子文件进行迁移操作前，应制定严密的迁移工作计划，保证归档电子文件必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应填写《归档电子文件迁移登记表》。迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。
5、应定期对保存的归档电子文件进行抽样机读检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。
6、提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。
7、超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件进行逻辑和物理删除，并列出销毁归档电子文件目录存档备查。
归档电子档案保管登记表（表1）
归档电子
文件设备
情况登记
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新设备兼
容性检验
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存储载体
转存登记
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归档电子档案迁移登记表（表2）
源系统设备
情 况
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硬件系统：
系统软件：
应用软件：
存储载体：
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目标系统设备
情 况
|
硬件系统：
系统软件：
应用软件：
存储载体：
|
被迁移电子
档案情况
|
记录数： 字节数：
迁移时间：
操作者：
|
归档电子档案移交、接收检验登记表（表3）
检验项目
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单位名称
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移交单位：
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接收单位：
|
载体外观检验
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病毒检验
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真实性检验
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完整性检验
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安全性检验
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可识别性检验
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技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验
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上海大学归档材料预立卷制度
学校文件材料预立卷工作是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要保障。规范学校文件材料预立卷工作，对学校立卷部门做好归档工作，提高立卷质量，方便平时的查找利用都具有重要作用。
1．文件材料预立卷工作是指各部门、学院的兼职档案员平时按照已经确立的预立卷类目，将已经处理完毕的文件随时按类目上的有关条款归入相应卷夹。
2．文件材料预立卷类目的设立：各归档部门的兼职档案员根据本部门的工作职能和当年工作的重点编制预立卷类目。预立卷类目应根据每年工作中心的变化进行调整。每年年终或次年年初兼职档案员根据以往经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行全面的调整和修改，确定这一年度的预立卷类目。
3．文件材料预立卷类目结构设置：预立卷类目由类别和条款组成。类别即文件材料的类属名称。我校类别按组织机构命名，如党委办公室、校长办公室、人事处等。条款即预立卷类目的条款，它由作者、内容、文种三部分组成。如市教委、上海大学关于调整各种学术委员会的通知。预立卷类目要依次设置条款的编号。如预立卷类目有增减可重新确立条款的编号。
4．文件材料预立卷工作的方法
（1）准备工作
兼职档案员应在年初或上一年末，根据类目所列的各个条款，为每一条款准备一个卷夹。卷夹的卷脊上写上条款号和条款名称。然后将卷夹按条款号排列，以备平时随时归卷和查找。
（2）文件的收集
兼职档案员平时应积极主动地催促承办人清退办理完毕的文件。对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份文件归档。收文可以结合催办工作，及时清退归卷。此外应加强收集观念，对机关内部使用的文件、会议文件、外出开会带回的文件等，及时进行登记和收集，避免归档文件不全。对文件的流转应建立简便易行的登记手续，明确文件去向。
（3）归卷工作
文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按所属条款归入卷夹。经过借阅归还的文件应及时归卷。对于不归档的文件可以另备卷夹单独存放。
修订日期：2011年07月
上海大学科研项目课题组立卷归档制度
根据《普通高等学校档案管理办法》（27号令）的有关规定，为有效地规范科研项目课题组立卷归档，确保科研档案安全，制定本制度。
1、科研项目课题组负责人是立卷归档责任人，由课题组负责人指定专人作为兼职档案员负责课题文件材料的收集工作。
2、兼职档案员应按文件材料的自然形成规律，即按科研准备阶段→研究实验阶段→总结鉴定验收阶段→成果奖励申报阶段→推广应用阶段的顺序排列，加以系统整理组卷。对未完成或因故中断的科研项目，也要写出未完成或中断的原因及总结材料整理组卷。
3、归档的文件材料必须是原件（定稿），禁用圆珠笔书写归档材料。材料组卷后填写卷内目录，编页号，填备考表装订，经课题组负责人审核，科研处盖章。在项目完成后两个月内向档案馆移交。
4、档案馆对科研项目的立卷归档工作应予以指导，并按密级做好保密工作，妥善保管。
修订日期：2011年07月
上海大学档案史料征集制度
为了全面地反映学校发展的足迹，丰富校史文化，丰富学校档案馆馆藏内容，保存师生员工在各个历史阶段为学校发展所经历的光辉历程，弘扬“自强不息”精神，总结办学经验，推动学校更好更快发展，特制定本制度。
1、史料的征集范围，主要是接收本校具有永久和长期保存价值的，到期应进馆的档案和撤销学校（部门）的档案，接收和征集单位、个人捐赠和寄存的档案。
2、档案收集工作是档案馆的重要的基础工作，要加强组织领导，成立档案收集小组，具体负责实施。
3、征集工作应按《上海大学档案工作条例》要求，接收进馆的档案要完整齐全，保管期限的划分要正确。与档案有关的资料、目录、索引等，要随同档案一并接收进馆，移交案卷目录要一式二份，双方签字后各执一份。
4、档案工作人员应通过各种措施，将散存在社会上各个组织和个人手中的档案收集进馆。在征集工作中，要注意政策性和灵活性，应实行无偿征集与有偿征集结合，原件征集和复制件征集相结合。
5、对捐赠的档案，捐赠者享有优先利用档案的权利。并且，给捐赠者一定的奖励；对单位或个人要寄存重要的历史档案，本馆要采取积极的态度，应允许寄存。
修订日期：2011年07月
上海大学档案保密制度
为确保档案安全，根据国家《保密法》和《档案法》及有关法规，特制定本保密制度。
1、档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及相关法规和本校保密制度。
2、档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。
3、对需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须经档案保密鉴定小组鉴定，主管档案工作校长批准后，登记造册，由二人以上共同负责监毁。
4、尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。
5、严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度。认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。
6、档案库房重地，未经档案管理人员同意，一律不得入内。
7、秘密级档案材料，一般情况下，只供在阅档室查阅。若需借出，应办理审批手续后方可借出；借出后须承担档案秘密的安全责任。
8、借阅非本部门形成的属内部和秘密级档案材料，须凭单位介绍信，并经档案馆馆长或档案形成部门负责人批准，方可查阅。
9、复印秘密级档案材料，应严格履行审批、登记手续，复印应在档案馆内，复印件应标明复印单位、份数、日期，并同原件一样管理。
10、档案馆必须履行行政监督职能，对保护秘密级档案安全有功者，提请学校给予表扬、奖励；对遗失、泄露秘密级档案者，提请学校给予处理。
修订日期：2011年07月
上海大学不归档文件材料的范围
1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料。
2、上级机关发来供工作参考的抄件。
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
4、重份文件。
5、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
6、未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的历次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。
9、学校内部互相抄送的文件材料，不履行公文职能的行文、介绍信。
10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
11、为参考目的从各方面收集的文件材料。
12、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。
修订日期：2011年07月
上海大学各级领导在文书
处理工作中应注意的几点事项
1、 党政各级领导要关心、支持本部门的立卷归档工作，模范地遵守文件归档的工作制度。
2、 领导在签发和书写文稿时应使用注有碳素墨水的笔，不应用铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色的笔书写。
3、 在批办文件时，批示应写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧，不要写在左侧装订线内，如“文件处理单”不够批写，则另附纸张。
4、 外出开会带回的正式文件资料，重要的应向兼员职档案办理收文登记手续，及时归档。
5、 批办、签发文件时要签全名，不要只写一个姓，时间要具体写明年、月、日。
6、 发文要用统一的拟稿纸，拟稿人姓名必须填写，经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章发出。
7、 党政重要会议须由专人做记录，第二年归档。
8、 文件传阅后应及时退还秘书，不要在领导之间直接传阅以免丢失。
9、 向上级的请示，上级用口头或电话答复问题的，应做电话记录或在请示文件上加以注明。
10、 领导要督促兼员职档案做好部门预立卷工作，于每年六月底前将上年档案向档案馆移交。
11、领导调动工作时，应把承办、传阅和借阅的档案文件等清理后交兼职档案员。
修订日期：2011年07月
上海大学兼职档案员岗位职责
1、根据本部门(单位)不同种类文件材料形成的特征制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件的完整、系统性。
3、做到案卷目录、备考表填写清楚，编写号准确，案卷题名简明扼要。
4、主动接受档案馆业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交各类档案。
5、积极参加档案业务培训，不断提高档案管理工作业务水平，保证案卷质量。
6、注意文件材料的安全和保密工作。
修订日期：2011年07月
关于评选上海大学档案工作先进集体
和个人的通知
校部各单位、各校区、各院系：
为贯彻落实教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令），进一步提高我校档案工作的整体水平，调动学校各归档单位及兼职档案工作人员的积极性，推动档案工作更好地为学校教学、科研和管理工作服务，经研究决定，从2012年起，今后每两年在全校开展档案工作先进集体和先进个人评选活动。现将有关事项通知如下：
一、评选范围及名额
（一）评选范围
此次评选是对各归档单位及档案归档人员2011年和2012年立卷、归档情况进行评选，学校各归档单位、各归档单位兼职档案员和学院（系）负责学生档案的工作人员均可参加评选。
(二)评选名额
上海大学档案工作先进集体15个，上海大学档案工作先进个人30名。
二、评选条件
（一）先进集体
1、认真贯彻上级颁发的有关档案工作的法律、法规，严格执行学校档案工作的规章制度。
2、所在单位有明确的分管档案工作的领导并重视档案工作，能及时解决实际工作中的困难和问题。
3、档案工作列入本部门有关人员的岗位职责及考核范围。
4、制定本部门的档案工作规章制度。
5、有符合档案工作要求的、相对稳定的兼职档案员，兼职档案员在工作离任时做好档案交接工作。
6、建立部门预立卷制度，有预立卷类目表，内容涵盖部门的常规工作和每年的重点工作。
7、使用档案管理软件《南大之星档案管理系统》进行档案归档。
8、归档案卷组卷合理，分类清楚，卷内文件排列有序。学生档案归档材料齐全、无差错。
9、档案在规定的时间节点前归档。
（二）先进个人
1、热爱档案工作，有较强的事业心和责任感，忠于职守，原则上具有2年以上基层档案工作经历。
2、认真学习档案业务知识，积极参加市档案局和学校档案馆举办的各类业务培训活动。
3、做好预立卷工作，制定预立卷类目表，文件办理完毕及时归入预立卷卷夹中。
4、使用档案管理软件《南大之星档案管理系统》进行档案归档，著录项目完整、准确。
5、电子文件归档符合档案归档要求，保证纸质文件与电子文件同步配套归档。
6、归档的文件材料手续完备、内容齐全完整，用纸、用笔规范，打印的文件清晰，归档材料是原件。学生档案归档材料齐全、无差错。
7、归档案卷做到组卷合理、案卷题名拟写准确、案卷装订合乎质量要求。学生档案归档材料齐全、无差错。
8、档案按时归档并认真办理移交手续。
三、评选办法
（一）由学校档案管理部门对评选工作进行组织安排，各单位结合自身实际，对照上述评选条件，可申报档案工作先进集体1个或先进个人1名，原则上各归档单位只有一个名额，并填写相应申报表（见附件）。
（二）学校档案管理部门根据各归档单位近两年的立卷归档情况，结合申报材料进行评选，初步确定先进集体和个人名单，并上报学校档案工作管理委员会，经学校档案工作管理委员会审定，再报主管校长批准，确定获奖名单并进行表彰奖励。
四、时间安排
各单位务必在2012年11月30日前将申报材料送交档案馆办公室（107室），以便统计，申报表请在档案馆主页“表格下载”中下载打印。2013年3月进行表彰。
联系人：彭青莲 联系电话：66133185
特此通知
附件：上海大学档案工作先进集体、先进个人申报表（略）
修订日期：2011年07月
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