档案馆馆长岗位职责

1、 在分管校长领导下主持全馆日常工作，认真贯彻执行党的路线、方针和政策、档案工作法律、法规及制度。 

2、 制定全馆的发展愿景，编报人员规划、经费预算和设备添置等计划。

3、 制定档案馆年度工作计划、工作总结、各种规章制度和岗位责任制并组织实施。

4、 负责档案管理的各项业务工作，积极开展档案工作理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量和业务水平。

5、 督促、指导和检查全校档案工作，及时总结经验和提出改进意见。

6、 关心馆内同志的工作、学习和思想情况，调动全馆人员的工作积极性，营造“严谨、高效、团结、和谐”的工作氛围。

7、 以身作则，倡导“公正、包容、责任、诚信”的价值取向。

8、 完成校领导交办的其他工作。

档案馆副馆长岗位职责

1、认真贯彻执行党的路线、方针和政策、档案工作法律、法规及制度。 

2、协助馆长完成馆长职责范围的工作。

3、负责制定完善档案馆业务工作考核办法并组织实施。

4、 负责档案馆人员的业务学习及培训，积极开展档案工作理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量和业务水平。

5、分管1-2个业务室的工作。

6、完成领导交办的其他工作。

档案馆馆长助理岗位职责

1、认真贯彻执行党的路线、方针和政策、档案工作法律、法规及制度。 

2、协助馆长做好安全保卫保密等稳定工作。

3、协助馆长做好档案信息数字化工作。

4、完成领导交办的其他工作。

档案馆室主任岗位职责

1、 根据档案馆年度工作计划，制定本室工作内容、任务分解、工作进程，组织拟订和修改本室档案门类的各项规章制度。 

2、 合理安排、协调各岗位工作，检查、落实本室岗位责任制执行情况。

3、 负责全室的安全防范、清洁卫生等工作。

4、 主动关心室内同志的思想、学习、工作和生活，定期总结工作，并负责对本室人员考勤和考核工作，充分调动其积极性，发挥其作用。

5、承担本室一个岗位的工作。

6、完成领导交办的其他工作。

档案馆室副主任岗位职责

1、协助室主任完成室主任职责范围工作。

2、协助室主任安排、协调本室各岗位工作，检查和落实各岗位职责执行情况

3、负责全室的考勤、安全防范和督促做好室清洁卫生工作。

4、承担本室一个岗位的工作。

5、完成领导交办的其他工作。

档案馆收集指导室岗位职责

1. 认真遵守和积极宣传《档案法》、《高等学校档案管理办法》，加强兼职档案员的档案意识。 

2、负责全校各类档案的收集、编目工作和案卷目录输入数据库工作。。

3、建立完善学校兼职档案员网络，负责对全校各归档单位的兼职档案员进行业务指导和培训工作。

4、在指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。

5、档案收集指导室工作人员应加强业务学习，熟悉各部门业务内容，不断提高业务指导能力。

6、保证归档案卷的质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理、书写工整、声像清晰，符合有关档案归档要求和标准。

7、敦促各部门的兼职档案员及时归档。

8、各案卷归档时遵守案卷“移交制度”，填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。

9、完成领导交办的其他工作。

收集指导室主任岗位职责

1、全面负责本室工作。

2、根据档案馆年度计划，制定收集指导室工作计划和每月的工作任务分解安排，年底撰写本室工作总结，编报本室下一年度预算。

3、负责起草本室相关业务的工作制度。

4、安排、协调本室各岗位工作，指导、检查和落实各岗位职责执行情况

5、负责兼职档案员的业务指导、培训和管理软件的推广工作。

6、承担本室的一个岗位工作（负责党群、行政、外事档案、重大活动档案资料的收集）。

7、完成领导交办的各项任务。

收集岗位A （党群、行政、外事档案、重大活动档案、资料）

1、负责党群档案、行政档案、外事档案和重大活动档案、资料的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、做好南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷符合归档质量要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向信息保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。 

收集指导室副主任岗位职责

1、协助室主任负责本室工作。

2、协助室主任安排、协调本室各岗位工作，检查和落实各岗位职责执行情况

3、负责全室的考勤、安全防范和督促做好室清洁卫生工作。

4、承担本室的一个岗位工作。

5、完成领导交办的其他工作。

收集岗位B（教学（综合类）） 

1、负责教学（综合类）档案的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。 

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、做好南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷质量符合归档要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向信息保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。 

收集岗位C（声像、实物、人物档案）

1、负责声像、人物、实物档案的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。 

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、进一步南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷质量符合归档要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份， 双方签字，各保留一份作为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向信息保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。 

收集岗位D（科研、设备、出版、基建档案）

1、负责科研档案、设备档案、基建档案、出版档案的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。 

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、做好南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷符合归档质量要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向信息保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。 

收集岗位E（成绩大表、学院档案） 

1、负责学生成绩大表和学院综合档案的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、做好南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷质量符合归档要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。

收集岗位F（研究生论文、财务档案）

1、负责研究生论文和财务档案的收集、编目和案卷目录输入数据库工作。 

2、加强、完善兼职档案员网络，对兼职档案员进行业务指导和定期业务培训，提高兼职档案员业务水平。 

3、在业务指导工作中遵循“预立卷制度”、“部门立卷制度”，认真做好各部门立卷、归档工作。 

4、做好南大之星档案管理软件的推广工作和电子文件的归档工作。 

5、加强档案业务学习，熟悉归档部门业务工作，不断提高业务指导能力。 

6、保证归档案卷质量，做到材料收集完整、齐全、组卷科学合理，归档案卷质量符合归要求。 

7、敦促兼职档案员及时归档，归档时遵循档案“移交制度”，认真填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

8、归档案卷案卷目录输入完毕后应及时向信息保管利用室移交，并填写移交清单，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。 

9、完成领导交办的其他工作。 

档案馆保管利用编研室岗位职责

1、认真贯彻执行有关档案法律、法规制度，积极参与档案宣传工作。

2、全面熟悉馆藏内容及各类档案存放位置，及时、准确地调档。

3、负责制定各类档案利用和库房管理制度。

4、负责进馆档案的接收、核查并上架编号、排架、保管工作。

55、在馆档案工作考核鉴定小组的指导下开展对保管期限届满档案的鉴定，按照一定的程序和手续进行销毁工作。

6、定期检查库房的档案状况和相应设备进行状况，定期汇报，发现问题及时解决。 做好“六防”，确保档案的安全与保密。

7、负责查档接待工作，为学校的教学、科研、后勤服务；为社会利用档案服务。

8、承担编制各类档案检索工具。

9、承担部分档案目录计算机数据输入工作。

10、 负责制定出具学生成绩、学历证明的规章制度。

11、 负责历届学生的成绩、学历证明的接待、输入、校对、打印及相关工作。

12、 负责单位和领事馆的成绩、学历调查处理工作。

13、负责档案馆有关档案的编研工作。

14、完成领导交办的其他工作。

保管利用室主任岗位职责

1、 全面负责本室工作。

2、根据档案馆年度工作计划，制定本室工作计划、任务分解、工作进程，组织拟订和修改本室档案门类的各项规章制度。年底撰写本室工作总结、编报本室下一年度预算

3、合理安排、协调各岗位工作，检查、落实本室岗位责任制执行情况。

4、 负责全室的安全防范、清洁卫生等工作。

5、 主动关心室内同志的思想、学习、工作和生活，定期总结工作，并负责对本室人员考勤和考核工作，充分调动其积极性，发挥其作用。

6、 承担本室一个岗位的工作。

7、完成领导交办的其他工作。

编研室主任岗位职责

1、 根据档案馆年度工作计划，制定本室工作内容、任务分解、工作进程，组织拟订和修改本室工作的各项规章制度。 

2、 合理安排、协调各岗位工作，检查、落实本室岗位责任制执行情况。

3、 负责全室的安全防范、清洁卫生等工作。

4、 主动关心室内同志的思想、学习、工作和生活，定期总结工作，并负责对本室人员考勤和考核工作，充分调动其积极性，发挥其作用。

5、负责每年编研出版1-2本档案编研。

6、负责档案馆教工党支部及分工会的工作，及时将党组织和群众的声音上传下达。

7、完成领导交办的其他工作。

保管利用室副主任岗位职责

1、协助室主任负责本室工作。

2、协助室主任安排、协调本室各岗位工作，检查和落实各岗位职责执行情况

3、负责全室的考勤、安全防范和督促做好室清洁卫生工作。

4、承担本室一个岗位的工作。

5、完成领导交办的其他工作。

接待制作岗A

1、负责接待利用档案的单位与个人。

2、负责登记、出具调档单、收费、开票工作，定期移交帐册及钱款。 

3、负责每月利用人次、卷数、归档案卷等统计工作。 

4、协助调阅各类案卷。 

5、完成领导交办的其他工作。

接待制作岗B

1、负责接待利用档案的单位与个人。 

2、负责接待及制作的调度、任务分派调节。 

3、负责接收档案的整理、入库、上架、排架、编目等工作。 

4、接待登记制作办理各项当场取的业务。 

5、负责各类档案的调档工作 

6、完成领导交办的其他工作。 

接待制作岗C

1、接待中文成绩查询，负责查证、补证的调档、证明、回复、统计等工作。 

2、证明信封信纸管理，定期移交钱款。 

3、部分成绩大表的输入。

4、每年成绩大表归档时的校对和上架。 

5、协助各类档案的调档工作 

6、完成领导交办的其他任务。 

接待制作岗D

1、接待登记交付各项业务。

2、制作办理各项当场取的业务。

3、协助后台制作工作。

4、完成领导交办的其他工作。

后台制作岗E

1、负责中英文的成绩、学历证明等数据录入工作。 

2、接受成绩证明任务清单，安排成绩证明工作计划。

3、负责在校生成绩网上调档工作。 

4、完成领导交办的其他工作。 

后台制作岗F

1、负责修改校对好的数据，对数据进行编辑、打印、复印、盖章、装袋、编目，向前台移交已完成的证明材料。

2、协助前台接待学生并做好当场取的证明。 

3、负责复印机的维护及协助做好其他岗位工作。 

4、负责档案目录数据库输入，及部分数据从信息办数据库倒入档案馆成绩输入系统。

5、完成领导交办的其他工作。

校对接待岗G

1、负责校对中英文成绩、学历证明材料。 

2、负责成绩证明数据库的维护。 

3、负责阅档室的管理和接待工作。 

4、负责库房的日常管理与温湿度记录和库房清洁工作。 

5、协助各类档案的调档工作 

6、完成领导交办的其他工作。

编研岗H

1、负责馆内的编研工作，每年出版1-2本编研成果。

2、协助校对中英文成绩、学历证明材料。 

3、完成领导交办的其他工作。

档案馆学生档案室岗位职责

学生档案管理岗A

1、 负责全室的管理工作。 

2、 根据档案馆年度计划，负责制定本室的工作任务分解和发展规划。

3、 负责撰写本室工作总结、编报年度预算等工作。修订学生档案管理规章制度。

4、 合理安排、协调本室各岗位工作，检查和落实各岗位职责执行情况，负责对本室岗位的考勤和考核工作，并做好全室的安全和保密工作。

5、 负责与学校相关部门在学生档案管理方面的协调、沟通工作。

6、 做好每周学生档案的转递工作。检查每份档案实体以及数据的完整性、准确性等工作。

7、  负责学生档案数据库的维护和检查工作，以及新生信息和毕业生转递信息的修改维护，确保数据库信息的安全、准确。

8、  做好遗留档案检查、信息修改工作以及档案去向查询的利用工作。

9、  负责新生、毕业生档案材料的归档培训工作：确定新生、毕业生归档人员及负责人名单、制作培训材料、召开培训会议等。

10、  负责学工办、招办发文归档、登记工作。

11、  负责本科生新生档案检查、贴标签、上架、未归档案催收工作。

12、  负责库房清点工作：主要负责清点名单打印、清点问题复查及处理、清点数据汇总等。

13、  负责本室各类工作量统计工作。

14、  坚持原则，遵守档案法律法规，严格执行学生档案收集、保管、利用、转递制度。

15、  严守职业操守，谨守道德底线，不得以职务、工作之便谋取私人之利。

16、  负责本岗位的安全和保密工作。

17、  完成领导交办的其他工作。

学生档案管理岗B

1、  协助室主任负责本室工作。协助安排、检查和落实各岗位职责执行情况。  

2、  做好每周学生档案的转递工作。打印交寄单、转递存根、快递单等工作。 

3、  做好学生档案的日常接待、利用、归档工作：单位政审、调档函录入、材料归档等工作。 

4、  负责遗留档案检查、信息修改工作以及档案去向查询的利用工作。 

5、  负责每年新生和毕业生档案的归档接收工作。 

6、  负责研究生新生档案检查、贴标签、上架、未归档案催归工作。  

7、  做好库房清点工作：负责按照清点名单清点库房档案实体。  

8、  负责学生档案库房的日常管理以及档案库房、实体安全和库房的清洁卫生工作。 

9、  做好学生档案凭证材料装订工作。  

10、  坚持原则，遵守档案法律法规，严格执行学生档案收集、保管、利用、转递制度。  

11、  严守职业操守，谨守道德底线，不得以职务、工作之便谋取私人之利。  

12、  负责本岗位的安全和保密工作。 

13、  完成领导交办的其他工作。 

学生档案管理岗C

1、  负责学生档案的日常接待、利用、归档工作：单位政审、调档函录入、材料归档、咨询等工作。  

2、  做好每周学生档案的转递工作。档案调出、排序、封装等转递工作。  

3、  做好档案去向查询的利用工作。 

4、  协助每年新生和毕业生档案归档培训及接收工作。  

5、  协助库房清点工作。  

6、  做好新生档案检查、贴标签、上架工作。  

7、  负责学生档案室的安全及清洁卫生工作。  

8、  负责学生档案编研工作。  

9、  坚持原则，遵守档案法律法规，严格执行学生档案收集、保管、利用、转递制度。 

10、  严守职业操守，谨守道德底线，不得以职务、工作之便谋取私人之利。  

11、  负责本岗位的安全和保密工作。  

12、  完成领导交办的其他工作。 

档案馆办公室岗位职责

1、 在馆长领导下，协调馆内各部门，做好各业务室以外的事务性服务工作。

2、起草馆内有关文件和规章制度，年度工作总结及要点。

3、负责人员招聘、考勤、考核、职务晋升调整、福利、财务预决算报销、退休、年报统计、信访处理、投诉处理等工作。

4、负责馆内的办公劳防用品、设备采购、登记、维修及管理等工作。

5、负责安排假期值班，配合馆领导做好馆内的安全保卫保密等稳定工作。 

6、负责各类文件信件收发和报刊征订、检查督促馆内的卫生保洁等工作。

7、负责馆印章、介绍信、钥匙盘、会议室的管理。

8、负责馆内的宣传工作，主动联系档案局、教委和兄弟高校档案馆。

9、完成领导交办的其他工作。 

办公室主任岗位职责

1、全面负责本室工作。

2、 根据档案馆年度工作计划，制定本室工作内容、任务分解、工作进程，组织拟订和修改本室工作的各项规章制度，年底撰写本室工作总结、编报本室下一年度预算。 

3、在馆长领导下，协调各业务室的行政工作和其他事务性工作。合理安排、协调各岗位工作，检查、落实本室岗位责任制执行情况。

4、负责起草馆内有关文件和规章制度。

5、负责档案馆行政印章、介绍信、钥匙盘等的管理。负责对馆内职工的日常考勤工作。

6、负责起草工作总结及工作要点。

7、做好会议记录，及时拟写会议纪要并留存。

8、负责每月20日工资上传，财务报销，做好财务预决算，并写好财务分析报告。

9、负责撰写档案馆年鉴。

10、负责馆内报刊征订、信访、接待工作。负责与上级对口部门的联系工作。

11、负责馆内人员招聘、年度考核、退休职工管理及晋升职称材料的报送工作。

12、协助馆领导做好安全保卫工作，检查督促馆内卫生保洁。

13、完成领导交办的其他工作。

办公室室员岗位职责：

1 、负责馆内外公文收发处理、立卷归档。

2、 负责档案年度统计报表工作及法务工作。 

3 、负责档案宣传报道工作。 

4、 负责会议室的管理工作。

5、 负责办公用品设备的采购，登记造册。

6、 做好馆内办公用品、福利用品的领取、发放登记和管理工作。

7 、负责档案设施、设备等馆内财产的管理与维护。并负责报修及维修工作。
8、 负责学历学位认证汇款整理、登记、领取及核实工作。

9、 每日负责关门关窗，断电源。安排落实节假日值班工作。

10、协助室主任做好办公室工作。

11、完成领导交办的其他工作。

档案馆信息开发室岗位职责

1、负责全馆计算机、网络管理、软件开发及信息统计等工作：

2、 制定档案馆使用计算机和网络的规章制度。

3、做好档案管理软件安全运行及新功能开发等工作，负责档案馆所有计算机的日常管理和维护，保证其正常运行。

4、负责档案馆网络主页的建设和维护。

5、维护“南大之星”等档案管理软件及工作平台，负责培训馆内工作人员及学校兼职档案员。

6、做好档案数据库备份等工作，为馆领导提供统计信息。

7、负责档案库房恒温恒湿及空气除菌净化自控系统的日常管理，加强对馆藏档案的科学保护。定期检查库房相应设备进行状况，定期汇报，发现问题及时解决。做好“六防”，确保档案的安全与保密。

8、负责制定档案库房门禁管理规定，按规定设置使用人员权限。

9、负责馆内监控网络等的正常运行及日常管理。

10、完成领导交办的其他工作。

信息开发室主任岗位职责

1、全面负责本室工作。

2、根据档案馆年度计划，制定信息开发室工作计划、任务分解、工作进程，组织拟订和修改本室档案门类的各项规章制度，年底撰写本室工作总结、编报本室下一年度预算。

3、安排、协调本室各岗位工作，检查和落实各岗位职责执行情况。 

4、负责本室的考勤、安全防范和督促做好室清洁卫生工作。 

5、负责档案馆数字化和档案资源开发利用工作。 

6、负责提出档案馆计算机和管理软件更新换代方案以及保密工作。 

7、完成档案利用、成绩证明等工作统计。 

8、完成本室的一个岗位工作。 

9、完成领导交办的其他工作。

"档案数字化岗A

1、制定档案数字化方面的计划、方案。 

2、维护档案网站的正常运行，及时采集制作和发布信息。 

3、维护“南大之星”档案管理软件。 

4、负责培训馆内人员和协助培训兼职档案员。 

5、做好电子文件归档实施和规范管理工作。 

6、完成领导交办的其他工作。 

软件开发B

1、负责开发和维护业务软件。如OA平台、研究生论文归档等。 

2、负责成绩证明软件开发和数据库的备份恢复工作。 

3、负责档案馆计算机和网络管理和维护。 

4、负责协助推广“南大之星”软件和协助培训兼职档案员。 

5、完成领导交办的其他工作。   

档案馆档案定期检查制度 

为加强档案管理，确保档案的绝对安全，依据国家、市档案局对档案安全工作的有关要求，对档案实体及安全工作进行定期检查，以确保档案安全隐患早发现、早解决，特制定本制度。

1、日常检查

每日利用档案后，档案工作人员在案卷归还上架时，要检查档案是否有损坏掉页，检查库架上档案档号是否连号，是否错位。并每日检查库房温湿度控制系统是否正常运行。下班前检查办公室、库房的照明是否关闭、门窗是否关好、锁好。

2、年度检查

每年对档案实体及库房安全进行一次全面检查。清点各全宗档案实体数量，检查是否与档案数据库相符；检查保密档案的安全管理情况，是否有出卖、转让、出租、外借、丢失等现象；检查库房温湿度控制系统，是否有霉变、虫害和库房防火防盗防漏等情况。

3、专项检查

逢寒暑假或国定节假日，要对办公室及库房进行专项检查。

档案馆安全保卫制度

1、档案馆安全保卫工作应认真遵循“积极防治、综合治理”的原则，做好保密防盗工作，落实安全保卫责任制，加强干部职工的职业道德、安全保卫、保密教育，对不安全因素和事故隐患要及时发现和处理。维护档案馆正常工作秩序，防止各类事故发生。

2、档案馆内要配足灭火器材，保证安全通道畅通、应急照明正常，防火安全标志要醒目，积极预防、消灭火警发生。 

3、 档案馆内严禁使用明火和违章用电，不得吸烟及存放易燃、易爆、易腐蚀物品。

4、 档案馆工作人员每天下班之前，要关好库房、办公室及其他用房的门窗，检查水电。下班后，要将各类文件、材料入柜上锁，严防档案、文件被盗或丢失，确保档案安全。

5、平时要提高警惕，加强守护，做好安全保卫工作，发现不安全隐患要立即报告，并及时处理。 

6、节假日要认真进行安全检查，坚持值班制度和领导带班制度，做好安全防范工作。

档案馆档案销毁制度

1、档案馆根据档案的历史价值和现实价值，按照档案鉴定工作的有关规定，对保存期满的馆藏档案，提出予以销毁报告。 

2、为保证档案鉴定工作有组织地进行，应成立由分管档案的校长和档案馆长及有关人员组成的鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定。 

3、各种档案的鉴定，以《立卷归档范围》、《档案保管期限表》等作为鉴定档案的依据和标准。 

4、鉴定档案必须以党和国家的整体利益为出发点，用全面的、历史的、发展的观点，充分认识和估计档案对于社会的作用。 

5、鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本校文件从宽，外来文件从严的处理方法。

6、对鉴定后需要销毁的档案，必须编制档案销毁清册，同时写出销毁档案内容分析报告，简要说明鉴定工作情况和销毁理由，报经主要校领导审查批准。

7、档案销毁清册经批准后，应指派两名以上专人，对需要销毁的档案检查无误后，送造纸厂打成纸浆，不得卖给废品站或留做它用，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。 

8、档案销毁清册应立卷入库，以留存查。

档案馆设备管理制度

1、 每台设备应专人使用和保管，设备严格按照设备操作流程操作。

2、 办公室内要保持空气清新，保证设备处于良好的环境中运行。

3、 计算机内配件及外围设备未经领导同意，不得带出档案馆，计算机不得使用外来软盘，如确需要使用，应采取必要的预防计算机病毒感染的措施。

4、 在操作计算机和设备的同时严禁抽烟、吃零食、喝饮料等。不得利用工

作之便使用公家财产做非工作性质的事情。

5、 一旦发现设备运行异常，应遵守操作规程立即关闭所有设备电源，及时报修处理。

6、下班前必须切断设备电源，关好门窗，确保机房和设备的安全。

档案馆库房监控室管理制度

1、监控室应严格管理库房门禁系统，妥善保管门禁钥匙， 经常检查库房门禁系统运行情况，确保库房门禁使用安全。

2、监控室应有专人管理，下班之前，要检查监控系统及相关设备，确保系统正常运行。

3、坚持每日检查温湿度控制情况，保持档案库房内温度在12－24度，相对湿度在45%－60%。并根据外界温度，及时转换空调工作模式。

4、每月导出一次温控系统的温湿度数据，保存到其他存储介质上，保证能随时调阅和打印。

5、保持室内整洁，非系统管理人员不得入内。

档案馆档案收集指导工作制度

档案收集指导工作应始终贯彻执行预立卷制度、部门立卷归档制度，保证归档文件材料的完整、准确、系统。为规范档案收集指导工作特制定本制度。

1. 档案收集指导工作中应遵循“四步法”，认真做好布置、检查、总结、验收各部门立卷和归档工作。

2. 档案收集指导工作要加强和完善学校兼职档案员网络，坚持对兼职档案员进行业务指导和培训。

3. 档案收集指导工作人员应加强业务学习，熟悉各部门业务内容，不断提高业务指导能力。

4. 归档的文件材料应质地优良、书写工整、声象清晰、符合有关档案归档规范和标准的要求。

5. 每年六月底前各党政部门和能按年度归档的部门应上交上一年的档案，按教学年度归档的部门应在教学年度结束后至次年寒假前归档，科研、基建等项目档案应在项目完成后二个月内归档。

6. 档案移交时须填写移交单，一式两份，双方签字，各保留一份。

档案馆档案保管制度

1、档案工作人员要树立高度的政治责任心，加强档案的管理工作。

2、接收、移交档案，要认真检查档案的数量和质量，符合要求后，双方办理签字手续。

3、认真执行档案借阅制度，借阅和归还档案时，双方当面点清，再办理手续，归还的档案要及时放回原处，借阅档案要进行登记。

4、加强档案保护工作，对损坏的档案要及时进行修补。

5、库房内档案要排列整齐，编制存放索引，便于查找和使用。

6、保持库房内的清洁卫生，注意调节库房的温湿度，放置防虫药品，作好防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等工作。

7、作好防盗、防火工作、下班前检查档案柜、门窗是否锁好，库房放置灭火器。

8、档案工作人员，遇有工作调动，要办理好移交手续。

档案馆档案库房管理制度

1、档案库房是保存档案的重要地方，应切实加强档案库房管理，保护档案的完整与安全，不使档案受到任何损失，做到及时、准确地提供利用。

2、库房管理人员对档案和资料保管情况每年要定期检查，清点数目，核实目录和实体是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报告、处理，维护档案的完整与安全。

3、档案进出库房，要严格执行登记，销毁档案时，要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。

4、档案库房周边应配备足够数量的灭火器材，库房内严禁吸烟，严禁明火，严禁存放易燃、易爆、易霉物品及与保护档案无关的物品。

5、 坚持“以防为主、防治结合”的原则，切实做好库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。

6、 定期打扫库房，保持库房整洁卫生和空气清新，随时对档案装具进行除尘，发现虫害、霉变情况，应及时处理。

7、库房管理人员应对库房内电线、电路经常进行维护，严格执行电子密集架操作规范，安全正确使用电子密集架，定期检查维护电子密集架，使其处于正常使用状态。

8、档案库房管理人员出入库房要随手关门、关灯，非本馆工作人员，未经同意，不得进入库房。 

9、下班前，检查去湿机、空气净化全等设备运行情况；关闭库房门禁并用钥匙关闭库房门锁。

档案馆档案利用制度

为充分发挥档案作用，规范档案的利用管理，确保档案的安全完整，制定制度如下：

1、凡需利用学校馆藏档案的部门（单位）和个人，须持部门（单位）介绍信、本人身份证、工作证等有效证件，以证明其身份和利用目的，认真填写《档案查（借）阅登记表》，可利用档案。 

2、校内人员可以查阅本部门立卷归档的文件材料，跨部门查阅须经立卷部门领导同意，个人可查阅本人的档案材料，校外人员须经立卷部门领导和馆长同意。

3、档案利用，原则上只限于在“阅档室”进行，档案利用者查阅档案时不得在档案材料上划线条、作标记，不得涂改、污损、拆散档案，确需摘录、翻拍和复印档案材料，应经档案工作人员同意，摘录或复制的档案材料后，经校对盖章后生效。

4、档案利用一般不得外借，确需借出档案者，经档案形成部门负责人或档案馆馆长同意，严格履行借阅手续后，方可利用，并在规定时间（二周内）归还，档案借出期间，利用者应确保档案保密、完整与安全，不得损毁、丢失、转借、出卖、调换档案材料，任何人不许泄露保密档案的内容，归还时由档案工作人员清点、检查无误后予以注销。

5、凡需利用尚未开放的档案，必须经立卷部门同意，并经馆长批准后，方可利用，属于控制使用范围的机密档案，必须经学校分管领导、档案部门负责人及有关部门负责人的批准，涉密档案借阅时间一般不超过一周，其中绝密级档案一律不外借。对泄密或造成不良后果的按保密规定追究当事者的责任。 

6、查阅学校党群档案须持党组织介绍信，查阅校党委常委会、党委会、校长办公会等重要会议记录，须分别经党办主任或校办主任批准，非党员干部及校外单位、人员来馆查阅，须经立卷部门领导或馆长同意。

7、查阅绝密科研档案，只限于指定的直接需要的部门或人员查阅，其他工作人员只能查阅所承担部分的档案，机密级科研档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅，秘密级科研档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。其他部门或人员经课题负责人同意可查阅一般科研档案，校外人员查阅科研档案，须经立卷部门、科研负责人和档案馆馆长同意。

8、研究生论文评定档案，研究生本人凭有效证件可查阅，其他人因工作需要或学习科研需要查阅的，须征得研究生本人或导师的书面同意；查阅中文成绩大表，须提供有效证件（毕业证或身份证）；受他人委托办理，须提供委托人的有效证件或办理委托手续；办理中文学历学位证明，须提供本人身份证或毕业证书、学位证书，根据馆藏档案核实后方可出具。

9、房屋产权人可凭有效证件（身份证、户口簿）可以查阅、复印本人房产档案，委托他人办理的须提供委托书、委托人有效证件、被委托人有效证件方可查阅；房屋同住人凭有效证件可查阅，但不能复制和摘录房产档案；司法部门凭介绍信和工作人员有效证件，可查阅承办案件范围内的房产档案；房屋拆迁公司凭介绍信和工作人员有效证件可以查阅工作范围内的房产档案；房产档案一律不提供外借服务。

10、声像档案原则上只限在馆内查阅，重要照片、录像、录音等声像档案一般不外借，拷贝、复制须经馆领导批准，确因需要借阅母带（片）的，须经馆长同意，并办理相关外借手续，借阅期限最长不超过二周，特殊情况需延长借用时间，应办理续借手续。

11、非财务部门因工作需要查阅财会档案，须持本部门介绍信，经财务部门的负责人签署同意，并由财务处人员陪同查阅，校外单位一律不得借阅财务档案，确实需要的，经财务部门负责人同意后方可利用。 

12、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

档案馆基建、出版档案利用制度

1．凡属本馆开放范围的基建、出版档案，校内外单位、个人持单位介绍信、本人身份证等有效证件，说明利用目的和范围，均可利用。

2．校内人员凭工作证，可查阅本部门归档的基建、出版档案，查阅本职工作以外的档案，须经归档部门负责人同意。

3．校外单位因工作需要查阅基建、出版档案，须持单位介绍信和本人有效证件，并经有关主管领导同意，方可查阅。

4．凡查（借）阅基建、出版档案者，应按规定办理有关档案利用登记手续，档案查（借）阅归还时，经档案馆工作人员当面清点、检查后，办理注销手续。

5．基建、出版档案原则上只限在馆内查阅。确因需要借出，须经本馆同意，可办理借出手续。借阅期限最长不超过二周，特殊情况需延长借用时间，应办理续借手续。

6．档案利用者应对档案的保密、安全和完整负责。借出的档案不准带至公共场所，不得污损、抽拆、涂改、增删、转借，违者将根据有关规定予以处理。

7．严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的，由档案工作人员负责办理。档案复制件应妥善保管。凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经馆领导批准。摘录或复制档案，经核实无误后，加盖印章。

8．未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。

档案馆学生档案利用制度

1、学生档案属学生个人历史材料，应对档案内容保密，不得随意扩散档案内容。

2、查阅人员一律在阅档室，不得携带外出，确因工作需要借出的，须经有关领导签字批准，办理借阅登记，用后要及时归还。

3、查阅学生档案时，应保持档案材料的整洁、完整，严禁涂改，如需摘录或复制档案，须经档案工作人员同意，经核实无误后加盖档案馆印章。

4、档案查阅结束后，要当面归还档案工作人员，并检查和清点档案张数，确定无误后归档。

5、发现档案泄密、涂改、缺损等情况，要根据情节轻重，给予教育或处分，造成后果者要追究法律责任。

档案馆未开放档案利用制度

1、借阅秘密级档案资料，须有借阅单位负责人的签字、经档案形成部门负责人审核及档案馆负责人审批；利用机密级以上档案资料，还必须经校保密办公室审批。

2、借阅秘密档案资料，借阅人须填写《未开放档案借阅单》，报有关部门审批，凭介绍信和个人证件借阅。

3、查阅秘密档案资料一律在单独的阅览室进行，利用者应自觉遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽页、折叠、拆散、撕毁或转借。

4、需摘抄、复制秘密档案资料时，应向档案管理人员申请，征得档案馆馆长同意。

5、秘密档案资料一般不外借，其中绝密级档案一律不外借。确因工作需要须外借时，应按保密规定办理，档案借出时间一般不得超过一周。

6、借出的秘密档案资料，借阅人应妥善保管，不得毁坏、丢失。对造成不良后果的应追究当事者的责任，造成泄密的将依法追究法律责任。

档案馆阅档室管理制度

1、阅档室有专人管理，是供档案利用者查阅档案的场所，应保持室内安静，整洁，查阅档案时桌面上请勿放置食物、饮料等。

2、档案利用者查阅档案，应先到利用室办理借阅登记手续，调卷后可在阅档室阅档。

3、利用者查阅档案时，应自觉维护档案的完整与安全，不得私拆，涂画，损坏档案，需摘抄或复印应征得管理人员同意。

4、阅档室内计算机仅用于档案数据库查阅。

5、利用者不得擅自将档案带出室外，阅档结束后，应将所借档案交管理员检查无误后方可离开。

档案馆学生档案转递制度

1、学生档案一般通过机要交通转递，用人单位也可开具证明派人到学校领取，学生档案不能普通邮寄或交学生本人自带。

2、学生档案一律凭“就业通知书”和调档函转往档案接收单位，学生档案转递前，档案工作人员应认真核对档案材料的完整及档案接收单位名称，详细地址，邮政编码，防止错寄。

3、转出的档案必须完整齐全严密密封，不得扣留材料或分批转递。

4、转出的档案必须填写“学生档案转递通知单”和通知单中的项目。

5、学生档案转递后，档案工作人员要注意收集档案接收单位回执，对未及时寄还回执的档案接收单位要负责联系催寄。

6、严格执行转递制度，及时转递，避免滞留档案。