我校2025届研究生毕业生（全日制非定向）办理档案转递手续时，采取在上海大学档案馆网站在线登记的方式，具体内容如下：

一、登记对象

2025届毕业（及结业、肄业、退学、硕博连读）的研究生，其学生档案目前仍在校且未登记的。

以下情况的同学不需要登记：（1）档案已转出；（2）需要延长学籍；（3）已登记过考博调档函信息。

有考博调档函却尚未登记的，请按照档案馆网站上（关于2025年我校硕士毕业生线上提交考博调档函的提示）执行。

二、登记步骤

1、毕业生（推荐使用电脑端360浏览器极速模式）打开“上海大学档案馆”网站主页，进入在校生或者校友服务版块，点击“学生档案转递”-----“研究生档案转递登记”，登录系统，并仔细阅读《登记须知》。

2、登记学生本人基本信息，选择办理事项，选择转递依据，登记档案接收单位信息，上传转递依据影像（转递依据、档案接收单位信息、转递依据图片三者必须对应），并确认提交。

三、登记和转递时间

研究生档案转递登记系统24小时开放。请学生收到本通知后，根据自己的实际情况安排时间进行网上登记，最晚为暑假开始的前一天（延长学籍的毕业后再登记）。提交登记信息后请关注地址、归档材料比对结果和登记信息审核结果。

应届毕业生（夏季毕业）的毕业材料，在夏季学期最后两周（暑假前）由学院辅导员或归档负责人集中归档到档案馆学生档案室。归档材料齐全，并完成网上登记的，其档案将在秋季学期开学后陆续通过邮局EMS学生档案专用通道寄往档案接收单位。暑假值班期间，仅处理急转。暑假安排，届时请关注上海大学档案馆网站服务公告。

应届毕业生（四月毕业）的毕业材料，集中归档之前零星归档的，按照每周常规转递流程操作；夏季学期最后两周集中归档的，和应届毕业生（夏季毕业）一样流程操作。

办理事项为延迟转递的，登记信息正确提交后即有效。最长保留二年，在校保留期间学生将延迟转递改为“现在转递”的会随时转递，二年到期后如毕业生还未提前将档案转出，则学校会将档案转回原籍。

四、如何确定档案去向

请按照下表，根据自身符合的毕业生情况，确定自己的档案去向和转递依据。线上登记时在系统下拉栏选择对应的转递依据，上传对应图片，不能上传其他转递依据图片。调档函和户口簿不需要交纸质版到档案馆。自费出国留学和灵活就业的学生，不算未就业，应及时将档案转回原籍，自费出国留学的学生还可将档案转到教育部留学服务中心。

下表中外地户籍和上海户籍指的是学生原籍，上海户籍不含学生上大集体户口。

五、如何确定原籍人才管理服务机构

上表中第一、三、六类即档案须回原籍人才管理服务机构的同学，确定档案接收单位信息时，在辅导员的帮助下，参考上海大学就业信息网上的填报信息，或者自行联系原籍所在地（地级市或县区）人才管理服务机构，确认是地级市还是县区接收档案（全国大多是县区接收档案）。可以拨打当地“12333”（人力资源社会保障系统全国公益服务电话）查询各地人才管理服务机构。也可以关注当地人社局公众号或网站，留意当地发布的毕业生档案接收规定。或请点击中国人力资源市场网- 流动人员人事档案管理服务机构信息https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/ 查看，以最终确定档案接收单位。上表中第二、七类即档案须回原籍的上海户籍同学，档案接收单位为户口所在区的就业促进中心。

六、工作调档函的要求

上表中第四类即档案转递到有档案接收资质的工作单位或工作单位所在地人才管理服务机构的且转递依据是工作调档函的同学，请按照工作单位的要求确定档案接收单位信息。工作单位开具的制式调档函或者非制式调档函均有效。工作单位要求将档案转过去并且不开调档函的，学生仍选择工作调档函作为转递依据，上传就业协议书整张图片（档案接收单位须是工作单位或工作单位委托的人才管理服务机构，需要有签字和盖章）代替工作调档函图片，并手写“单位认可就业协议书作为档案转递依据”字样及学生签名一起上传。

工作单位强调在开具调档函后才接收档案的，学生不得上传就业协议书代替调档函使用。工作单位要过段时间才能开出调档函的，学生仍选择工作调档函作为转递依据，并在“档案接收单位”名称后加括号备注“工作单位要过段时间开调档函”，同时手写这句备注文字及学生签名一起上传，开好调档函后及时替换。

七、关于申请“延迟转递”

按照国家对离校未就业学生的档案可以由学校最长保管二年的政策，我校开放“延迟转递”申请通道，包括离校未就业的、参军入伍的、支教支边的、预备党员在校转正的、港澳台保留的同学可以申请延迟转递。申请延迟转递需要取得学院同意，须在系统中上传辅导员签字的《应届生档案延迟转递情况说明》。如果上传了无效的情况说明，档案馆会在审核时改为“现在转递”，将学生档案转回原籍。

在办理事项为“延迟转递”时，档案接收单位为原籍所在地（地级市或县区）的人才管理服务机构（原籍是上海户籍的档案接收单位为户口所在区的就业促进中心），请同学核实好准确的档案接收单位，以便将来档案顺利成功转递。

勾选“延迟转递”后，档案保留期限默认最长二年。到期的档案由档案馆按照学生登记的原户籍所在地档案接收单位转回原籍。档案在校保留期间需要转出档案的，请自行将“延迟转递”改为“现在转递”，并修改原来登记的相关信息。离校未就业的同学可以申请“延迟转递”，期间一旦找到工作就业，应及时办理档案转出手续。

预备党员需要在校转正的同学，允许临时申请“延迟转递”。一旦党员转正完成（半年内），应及时按照原途径线上办理档案转出手续。

港澳台学生由于就业、升学、落户等原因，在内地有档案接收单位的，学生档案转递到内地相关档案接收单位。否则档案保留在上海大学，登记时选择“延迟转递”，上传户口簿或者相关证件图片，档案接收单位为上海大学，上海大学后加括号备注港澳台学生。

八、档案滞留的影响

除考取本校博士研究生和申请档案延迟转递的以外，其他所有2025届应届毕业（结业、肄业、退学）研究生的档案都应及时转出。特别是毕业已就业且档案应转回原籍的，请尽快和原籍人才管理服务机构预先联系，如原籍人才管理服务机构不开具回省调档函，并认可学校直接寄回档案，则可凭外地户口簿作为转递依据；如原籍人才管理服务机构要求毕业生在该机构办理回省调档函，则毕业生须以回省调档函作为转递依据。由于湖南省人才管理服务机构有的仅以其回省调档函作为接收档案的依据，因此建议湖南省生源同学预先咨询原籍是否需要开具回省调档函。

在学生毕业并就业后，其档案尚在学校的情况算作滞留，影响学生今后办理考研考博、就业政审、出具证明、社会保险等事务，学生应尽快办理档案转出手续。

九、其他

1、结业、肄业、退学、硕博连读等特殊情况同学在档案转递登记系统登记时，请在“档案接收单位”名称后加括号备注结业、肄业、退学、硕博连读等字样。硕博连读的学生上传发文或录取通知书或有证明效力的图片即可。

2、对档案接收单位要求裁剪并粘贴的调档函，请同学们先在线提交调档函影像，在“档案接收单位”名称后加括号备注裁剪内容里的专业、学生姓名等信息。待档案转递时，档案馆学生档案室会自行打印、裁剪并粘贴或者按照往年惯例操作。

3、其他未尽事宜请参考本通知附件《上海大学毕业生档案转递知识问答2025年版》、研究生档案转递登记系统中的《登记须知》或者拨打66133182咨询（也可通过辅导员咨询档案馆老师）。

十、往届毕业生进行档案转递登记

往届研究生毕业生的档案转递登记参照应届生执行。国家从2023年起已取消报到证，原来应该办理回省报到证的，可以根据不同情况转而以外地户口簿或回省调档函作为档案转递依据。

对于登记档案转递信息的往届研究生毕业生，档案在校并归档齐全、需要寄往校外的，档案馆通常在每周四中午前审核登记信息，每周一转交邮局，进入邮局EMS学生档案专用通道处理流程。寒暑假另外安排。

上海大学档案馆

2025年5月21日

附件：《上海大学毕业生档案转递知识问答2025年版》