为充分发挥档案作用，规范档案的利用管理，确保档案的安全完整，特制定本制度。

1、校内工作人员因公需要，持部门《介绍函》（部门领导签字并加盖公章，下同）或《查档函》（可在档案馆主页上下载，下同），及本人工作证件，可查阅本部门归档的文件材料。跨部门查阅还须经归档部门领导同意。校外人员查阅须经归档部门领导和档案馆馆长同意。

2、在校学生凭学生卡，历届学生凭身份证，可查阅本人学籍材料。委托他人办理学籍材料，需凭委托书和双方身份证件。

3、档案利用原则上只限于在档案馆进行，可以摘抄档案内容，不支持用照相机、手机等拍照设备对档案进行拍摄，不得在档案材料上划线条、作标记，严禁对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽页、折叠、拆散、损毁。

4、查阅档案后，确需复制档案需经档案馆审核同意后进行复制。

5、档案一般不得外借，确需外借者，须经档案形成部门负责人及档案馆馆长同意，严格履行借阅手续，并在规定时间（一周）内归还；档案借出期间，利用者应确保档案完整与安全，不得随意泄露档案内容；归还时由档案工作人员清点、检查无误后予以注销。

6、查阅校党委常委会、党委会、校长办公会等重要会议记录，须分别经党办主任或校办主任批准，由中共党员持部门《介绍函》或《查档函》，凭本人工作证查阅。

7、科研项目负责人凭工作证可查阅本人负责的科研项目档案；项目参与人员及其他人员查阅科研项目档案，需征得项目负责人或科研管理部门书面同意，凭工作证查阅。

8、查阅房产档案分四种情况：

（1）房屋产权人凭本人身份证或户口簿可查阅；

（2）产权人去世，同住人查阅房产档案除提供产权人户口簿外、 还须所有同住人持本人身份证到档案查询，无法到馆的同住人须提供授权委托书及身份证原件；

（3）司法部门凭介绍函和工作人员有效身份证件可查阅承办案件范围内的房产档案。房产档案一律不外借。

9、声像档案原则上只限在档案馆内查阅，重要照片、录音、录像等声像档案一律不外借，复制须经档案馆领导批准。

10、人物档案、实物档案查阅和外借须经档案馆馆长同意。

11、校内非财务部门因工作需要查阅财会档案，须持部门《介绍函》或《查档函》，经财务部门负责人书面同意，并由财务处人员陪同查阅；校外单位一般不得查阅财务档案，特殊情况，须经财务部门负责人书面同意，并由财务处人员陪同查阅。

12、以上未尽事宜由档案馆负责解释。