为充分发挥学生档案作用，规范学生档案的利用管理，确保学生档案的安全完整，特制定本制度。

一、校内各部门因工作需要查阅学生档案，利用者须持单位盖章、领导签字的查档函以及本人工作证，经档案馆审核同意后方可查阅。校内各学院（系）本科生辅导员因工作需要持本人工作证可查阅所分管的本科生学生档案，经学校研究生工作部授权的辅导员持本人工作证可查阅本学院（系）研究生学生档案。

二、校外单位，因政审、公证、办案等需要查阅学生档案，利用者须持单位介绍信、工作证或身份证，经档案馆审核同意后方可查阅。查阅人根据需要仅可摘抄档案内容。摘抄内容，经档案工作人员检查无误后方可盖章。

三、学生不能查阅本人的学生档案材料，办理公证等需相关证明由辅导员前来查阅处理。学生个人持本人学生证或身份证可利用本人非鉴定性材料，如成绩单、录取通知书等。

四、学生档案原则上只能在阅档室查阅。因特殊情况必须外借时，需提出书面申请，并经档案馆领导签字批准，严格履行相关手续，限期归还，不得擅自转借他人。归还时由档案工作人员清点、检查无误后予以注销。

五、查（借）阅学生档案，必须严格遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、画圈、抽取、污损、折叠、撤换、撕毁档案材料。查阅人不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，按照档案法律法规及学校有关规定严肃处理。

六、本馆不支持相机、手机等设备拍摄档案内容。因工作需要确需复制档案内容的，须填写《档案复印申请函》，经档案馆审核同意后，由档案馆工作人员进行复制。

七、查阅结束后，查阅人填写《学生档案利用登记表》，档案工作人员对档案进行检查，检查无误后案卷及时入库。

上述未尽事宜，由档案馆负责解释。

上海大学档案馆

二〇一六年五月修订