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各位辅导员、各位同学： 我校2023届全部研究生毕业生，办理档案转递手续时，采取在上海大学档案馆网站在线登记的方式，具体内容如下： 一、登记对象 2023届毕业（及结业、肄业、退学、硕博连读）的研究生，其学生档案目前仍在校且未登记的。 以下情况的同学不需要登记：（1）档案已转出；（2）需要延长学籍；（3）已登记过考研调档函信息。 有考博调档函却尚未登记的，请按照档案馆网站（关于2023年我校硕士毕业生提交考博调档函的提示）上提交考博调档函的通知执行。 二、登记步骤 1、毕业生（推荐使用电脑端360浏览器极速模式）进入“上海大学档案馆”网站，在主页中点击“在校生\校友”-----“学生档案转递”-----“研究生档案转递登记”，登录系统，并仔细阅读《登记须知》。 2、登记学生本人基本信息，选择办理事项，选择转递依据，登记档案接收单位信息，上传转递依据影像（选择的转递依据、档案接收单位信息、转递依据图片三者必须一致），并确认提交。 三、登记和转递时间 研究生档案转递登记系统24小时开放。请学生收到本通知后，根据自己的实际情况安排时间进行网上登记，最晚为暑假开始的前一天（延长学籍的毕业后再登记）。提交登记信息后请关注地址、归档材料比对结果和登记信息审核结果。 应届毕业生（夏季毕业）的毕业材料，在夏季学期最后两周（暑假前）由学院辅导员集中归档到档案馆学生档案室。归档材料齐全，并完成网上登记的，其档案将在暑假开始后的两周内寄往档案接收单位。 办理事项为延迟转递（保留二年）的，登记信息正确提交后即有效，保留期间改为“现在转递”的会随时转递。最长保留二年，二年到期后将全部转出。 四、转递依据和档案去向 请按照下表，根据自身具体情况，确定自己的档案去向。只能下拉选择一项转递依据，须一一对应上传相关图片，不能上传其他转递依据图片。调档函和户口簿不需要交纸质版到档案馆。自费出国留学和灵活就业的学生，不算未就业，应及时办理档案转出手续，档案转回原籍。
五、确定原籍人才管理服务机构 上表中第一、三、六、八类即档案须回原籍人才管理服务机构的同学，确定档案接收单位信息时，在辅导员的帮助下，参考上海大学就业信息网上的填报信息，或者自行联系户籍所在地（地级市或县区）人才管理服务机构，确认是地级市还是县区接收档案。可以拨打当地“12333”（人力资源社会保障系统全国公益服务电话）查询各地人才管理服务机构。或请点击中国人力资源市场网- 流动人员人事档案管理服务机构信息 https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/ 查看，以最终确定档案接收单位。 六、工作调档函的要求 上表中第四类即档案转递到有档案接收资质的工作单位或工作单位所在地人才管理服务机构的且转递依据是工作调档函的同学，请按照工作单位的要求确定档案接收单位信息。工作单位开具的制式调档函或者非制式调档函均有效。工作单位要求将档案转过去并且不开调档函的，学生仍选择工作调档函作为转递依据，上传就业协议书整张图片（档案接收单位须是工作单位或工作单位委托的人才管理服务机构，有签字和盖章）代替工作调档函图片，并手写“单位认可就业协议书作为档案转递依据”字样及学生签名一起上传。工作单位强调在开具调档函后才接收档案的，学生不得上传就业协议书代替调档函使用。工作单位要过段时间才能开出调档函的，学生仍选择工作调档函作为转递依据，并在“档案接收单位”名称后加括号备注“工作单位要过段时间开调档函”，同时手写这句备注文字及学生签名一起上传，开好调档函后及时替换。 七、关于申请“延迟转递（保留二年）” 按照国家对离校未就业学生的档案可以由学校保管二年的政策，我校开放“延迟转递（保留二年）”申请通道。仅离校未就业的、参军入伍的、支教支边的同学可以选择“延迟转递（保留二年）”。在办理事项为“延迟转递（保留二年）”时，档案接收单位为户籍所在地（地级市或县区）的人才管理服务机构（上海户籍的档案接收单位为户口所在区的就业促进中心），请同学核实好准确的档案接收单位，以便档案顺利成功转递。 勾选“延迟转递（保留二年）”后，档案保留期限默认二年。到期的档案由档案馆按照学生登记的原户籍所在地档案接收单位转回原籍。档案在校保留期间需要转出档案的，请自行将“延迟转递（保留二年）”改为“现在转递”，并修改原来登记的相关信息。离校未就业的同学可以申请“延迟转递（保留二年）”，期间一旦找到工作就业，应及时办理档案转出手续。 需要办理上海户籍落户的同学、预备党员需要在校转正的同学，可以临时申请“延迟转递（保留二年）”，一旦落户结果公布（无论成功与否）、党员转正完成，应及时办理档案转出手续。 八、档案滞留的影响 除考取本校博士研究生和申请档案延迟转递（保留二年）的以外，其他所有2023届应届毕业（结业、肄业、退学）研究生的档案都应及时转出。特别是毕业已就业且档案应转回原籍的，请尽快和原籍人才管理服务机构预先联系，如原籍人才管理服务机构不开具回省调档函，并认可学校直接寄回档案，则可凭外地户口簿作为转递依据；如原籍人才管理服务机构要求毕业生在该机构办理回省调档函，则毕业生须以回省调档函作为转递依据。由于湖南省人才管理服务机构大多仅以其回省调档函作为接收档案的依据，因此建议湖南省生源的同学联系原籍开具回省调档函。 在学生毕业并就业后，其档案尚在学校的情况算作滞留，学生应尽快办理档案转出手续。 九、其他 1、结业、肄业、退学、硕博连读等特殊情况同学在档案转递登记系统登记时，请在“档案接收单位”名称后加括号备注结业、肄业、退学、硕博连读等字样。硕博连读的学生上传发文或录取通知书或有证明效力的图片即可。 2、对档案接收单位要求裁剪并粘贴的调档函，请同学们先在线提交调档函影像，在“档案接收单位”名称后加括号备注裁剪内容里的专业、学生姓名等信息。待档案转递时，档案馆学生档案室会自行打印、裁剪并粘贴或者按照往年惯例操作。 3、其他未尽事宜请参考本通知附件《上海大学毕业生档案转递知识问答2023年版》、研究生档案转递登记系统中的《登记须知》或者拨打66133182咨询（也可通过辅导员微信咨询档案馆老师）。 十、往届毕业生进行档案转递登记 往届研究生毕业生的档案转递登记参照应届生执行。往届生如手中有报到证并以报到证作为转递依据，则纸质报到证白联需要交档案馆并放入档案袋。国家从2023年起已取消报到证，原来应该办理回省报到证的，可以根据不同情况转而以外地户口簿或回省调档函作为档案转递依据。 对于登记档案转递信息的往届研究生毕业生，档案在校并归档齐全、需要寄往校外的，档案馆通常在每周四中午前审核登记信息，每周一转交邮局，进入邮局EMS快递专用通道处理流程。寒暑假另外安排。 上海大学档案馆 2023年5月8日 |
