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本方案由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式及若干重要问题的说明，是使用本方案的指南。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
第一章 编制说明
一、编制目的
为了适应学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现学校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，充分发挥学校档案的作用，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我校的实际情况，制定本方案。
二、编制原则
1、以我校 1994年以后产生的全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映学校档案形成的自然规律和内容特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类的管理性和业务性文件材料集中一起。
3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列、档号结构的确定，严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
5、采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次的特点。根据学校档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方面给以较多的自由度，留有较大的余地。
三、体系结构
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记录的内容性质，确定十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
1、DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2、 XZ行政
主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。
3、 JX教学
主要包括教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料。
4、 KY科学研究
主要包括科学管理、科学实践和科学研究活动中形成的文件材料。
5、 JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
6、 SB仪器设备
主要包括仪器设备管理和设备项目中形成的文件材料。
7、 CB出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
8、 WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
9、 CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
10、 RW人物
主要包括在学校的教学、科研、管理活动中做出突出贡献或有重大影响人物的不同载体形式的文件材料。
11、 SX声像
主要包括反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以录音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。
12、 SW实物
主要指省市级以上的党政领导、社会名人及本校领导、知名人士为我校的题词、绘画与其他有保存价值的实物。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“XingZheng"（行政）的简称。
（二）二级类目设置和代号
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。设置的标准在大的原则统一情况下，可视具体情况对随机类目进行选择。
二级类目的标识，均采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
四、档号的编制
（一）档号
档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则
档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。档号不得重号，必须具有稳定性，不得随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（三）档号结构、模式和标识
1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。
案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2、档号的标识
档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、
分类号、案卷号之间用连接符号“-”连结。
3、档号的模式：
年度号+分类号+案卷号
以教学类为例，其余类推：
教学类档案档号＝年度号+教学档案分类号+案卷号。
如库藏有多个全宗，原则上年度号前应加全宗号：
全宗号 +年度号+分类号+案卷号
（四）档案的实体排架问题
从维护档案的整体性、查找的便利性及上海大学实际情况出发，档案按档号横向排列。
第二章 主表
一、 DQ党群
11党务综合
12纪检
13组织
党校、离退休材料入此
14宣传教育
15统战
民主党派材料入此
16工会
妇女工作、教代会、职代会材料入此
17团委
学生社团材料入此
18各院、系、中心、分党委、总支党务综合
二、 XZ行政
11行政综合
12人事
13监察审计
14武装保卫
15总务
16档案、图书、文博
17校产管理
18各院系、所、中心行政综合
三、 JX教学
11综合
12学科与实验室建设
13招生
14学籍管理
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生
18教材
四、 KY科学研究
11综合
科研经费管理、学术活动材料入此
12科学研究项目
按项目设置类目
五、 JJ基本建设
11综合
12项目建设
按基建项目设置类目
六、 SB仪器设备
11综合
12仪器设备项目
按项目设置类目
设备单件在10万以上的设备材料入此
七、 CB出版
11综合管理
12报刊
13期刊、审稿单
14样书
15样书审稿材料（二级管理）
八、 WS外事
11综合
12出国（境）
13来校
14国际合作与交流
15外国留学生工作
各类留学生材料入此
九、 CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册
十、 RW人物
11生平类
12活动类
13成果类
14评价类
15实物类
以个人设置类目
十一、 SX声像
11综合
12照片
13录音带
14录像带
15幻灯片
16 磁盘
17影视胶片
18缩微胶片
19光盘
十二、 SW实物
12书画类
13 其他类
备注：《高等学校档案实体分类法》于 1995年实施，《上海大学档案实体分类方案》在此基础上拟定，当时确定上海大学档案馆有12个一级类目。2008年《高等学校档案管理办法》施行，明确学生档案归属档案馆管理，因此上海大学档案馆在原有基础上增加学生类一级类目，现有13个一级类目。
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