（上大内[2007]288号）

第一章 总则

第一条 为了加强本校人物档案资料的收集、管理和利用，维护学校的重要历史纪录，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》，制定本暂行办法。

第二条 本办法所称的人物档案是指在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导（副局级以上）及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

第三条 学校档案馆负责本校人物档案的管理、监督和指导工作，维护人物档案的完整、准确与安全，便于提供利用。具体职责是：

（一）制定人物档案收集计划并组织实施；

（二）拟定人物档案的建档范围和对象；

（三）负责对人物档案的收集、征集、整理、保管和提供利用；

（四）开展或参与对有关人物的专题研究；

（五）组织人物档案的展览。

第二章 人物档案的建立

第四条 人物档案的建档对象为曾在上海大学(包括上海工业大学、上海科技大学、原上海大学、上海科技高等专科学校及前身)学习工作过的党政领导及专家学者、社会活动家(包括已故的)。具体范围是：

（一）历任校长、党委书记；现任校领导；

（二）中国科学院院士、中国工程院院士以及在某个科学领域(包括自然科学和社会科学)有较深造诣和突出成就的专家、学者；

（三）国内外著名的社会活动家、知名人士；

（四）市级以上人才培养入选人员，国家级以上重要奖项主要获奖人员；

（五）省部级以上劳动模范；

（六）在国内外具有影响、成绩卓著的校友。

第五条 人物档案的建立程序为：档案馆拟定征集对象，通过各单位兼职档案员向征集对象发放“人物档案征集对象基本信息表”，在本人自愿基础上，由本人或家属填写；兼职档案员将“人物档案征集对象基本信息表”收齐，经单位领导审定，并加盖部门公章后送交学校档案馆。档案馆根据“人物档案征集对象基本信息表”所填内容，进行归档业务指导，由本人或家属会同所在单位兼职档案员负责整理有关材料，按档案管理规范归档。

第六条 人物材料归档范围包括：

（一）生平方面：生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、学历学位证书和专业技能证书、党政职务任免书、专业技术职务证书、各种荣誉证书及实物、已故人物的讣告、唁电、唁函、悼词等。

（二）活动方面：参加省部级以上各种代表会议、国内外重要会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带、光盘等社会活动和业务活动材料，受聘于各种社会组织的材料等。

（三）成果方面：包括公开出版的著作、译著、教材及手稿，在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿，书画、摄影等作品，担任省部级以上科学技术委员会、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书，获省部级以上奖励的奖状、荣誉证书、纪念章、纪念品等。

（四）评价方面：各类出版物上发表的评价文章、回忆录，新闻媒体报道材料、个人传记、各种会议上由组织整理的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料，各种纪念性活动中形成的材料。

第三章 人物档案的管理与利用

第七条 人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类，以每个人为单位进行整理。一般可以设四个一级类目，即：生平类、活动类、成果类、评价类。必要时可以在一级类目下设若干小类。音像、证书、实物等特殊载体的档案，按照其所反映的内容统一分类整理编目，保管时可以单独存放。

第八条 人物档案中已经由本单位档案部门归档的有关材料，可以将其中有代表性的成果材料采用复印的方式归入人物档案。已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映本人生平的材料，可以将复印件归入人物档案。

第九条 人物档案向档案部门移交归档时可采取寄存和捐赠等形式。各单位各部门应鼓励人物档案形成者向档案部门捐赠档案。部分比较珍贵的、本人及家属不愿意捐赠和寄存的人物档案，经本人或家属同意，档案馆通过办理短期借用手续，复印制作归档。对特别珍贵的人物档案，经有关方面鉴定后，档案馆可有偿征集。

第十条 档案馆应按照国家关于档案保管的要求，采取有效措施，科学保管，保证人物档案的完整和安全，防止人物档案丢失或损坏。

第十一条 人物档案形成者对本人捐赠和寄存的档案拥有优先利用的权利，有提出控制利用范围的权利，有随时补充归档材料的权利。

第十二条 凡由档案部门保管的人物档案及其复制件，必须按照国家和本市有关规定保管和利用，不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。

第十三条 校内外各单位根据需要，经档案馆审核批准可以利用人物档案。

对于有限定使用范围的人物档案(一般由形成单位或个人在办理移交手续时注明)，档案馆应严格执行。

为更好地开发人物档案信息，档案馆可以利用人物档案举办专题展览，开展档案编研，充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的作用，但必须注意维护人物档案的完整和安全。

第四章 奖励与处罚

第十四条 各单位应将人物档案建档工作列入年度工作计划，对工作成绩突出的单位和个人，学校将给予奖励。

第十五条 在人物档案的建立、管理和利用过程中，凡有损毁、涂改、擅自提供利用或公布、擅自买卖或者擅自将人物档案携带、邮寄到国外等行为的，学校将依照《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》报上海市档案行政管理部门进行查处。

第五章 附则

第十六条 本办法具体问题由校档案馆负责解释。

第十七条 本办法自发布之日起施行。