档案目录中心建设竣工报告

在信息化的社会科技大环境之下，为了适应学校建设成为国内一流的应用研究型大学的发展方向，为了更快得跟上时代步伐，亦为了提高档案管理及服务水平，进一步推进我校档案工作的发展，根据上海大学数字化档案馆建设规划，档案馆于2007年4月正式启动第一期工程－档案目录中心的建设，计划在“十一五”期间分三步实现学校档案的全面数字化，构建上海大学数字化档案数据库群，为档案管理和利用提供高速便捷的服务平台。
经过近一年半的时间，至2008年9月，档案目录中心建设第一期工程完成。按照计划，第一期工程将四校合并后的教学、行政、党群、科研等所有档案的案卷和卷内输入数据库。其中财会档案6591条，出版档案979条，党群档案18138条，房产档案1845条，基建档案3594条，教学档案202976条，设备档案3729条，声像档案3596条，外事档案5115条，科研档案9483条，共计278426条。并且，同时按照计划，将馆藏照片档案3062张及2003年度教学评估材料4万多页全文扫描数字化，在档案馆网站的查询栏目中实现全文检索利用。
档案目录中心第一期建设计划在档案收集利用等方面实现工作效率及检索准确率的全面提升，极大地提高了档案信息的利用效率，使传统手工档案检索方法得到改进。1995－2005年入库的文书、科研、教学、设备等档案的案卷目录和卷内目录，实现数字化及计算机数据库的智能检索后，大大提升了档案的检索速度和准确率，直接提高了档案利用工作效率。
在第一期工程顺利完成的基础上，2008年10月开始，上海大学档案馆档案目录中心建设进入到第二期工程阶段。预计迄于2009年9月底，将上海大学合并之前的原上海工业大学、原上海科技大学、原上海大学及原上海科技高等专科学校四校的档案案卷及文件目录实现数字化。目前，第二期工程也已接近尾声，按照原计划，档案馆将四个学校分为四个全宗，已经完成目录录入340000余条，其中包括原上海科技大学92266条、原上海大学116577条、原上海科技高等专科学校21168条，原上海工业大学档案目录的录入已进入收尾阶段，预计数目在110000条左右。合并前四校档案目录的录入完成，进一步充实、完善了上海大学档案馆的目录中心，使得上海大学档案馆的目录中心更为完整，以期合并前后的学校各类档案可被无分隔地检索利用。
根据上海大学档案馆档案信息化发展规划，上海大学档案馆将分三步进行档案信息化建设——第一步为档案目录中心建设，其中又分为四校合并后档案目录的录入及四校合并后档案目录的录入，第二步为电子文件中心的建设，即增量档案收集的电子化及馆藏档案的数字化，第三步为建成常用档案全文检索数据库和构建数字化档案馆工作平台。而这三个步骤即是递进过程，又是相互穿插的，也即，在目录中心建设的过程当中，馆藏档案的数字化及档案馆OA平台的推广也在同时进行。
在目录中心第一期工程进行过程中，上海大学档案馆也对部分馆藏档案进行了扫描，完成了对3062张馆藏照片及4万多页2003年度教学评估材料的全文扫描数字化，并且全部挂接到南大之星档案管理系统，在档案馆网站可以实时检索。对于馆藏重要档案的扫描是档案数字检索便利性的直接体现，而对于某些珍贵档案的抢救性扫描就不仅仅是从利用便利角度出发，也更多的体现了上海大学档案馆的档案保护意识。
作为数字档案馆内部构架的重要组成部分，上海大学档案馆的OA平台也在积极建设中。上海大学于2008年引进三盟档案管理系统，预备在计算机平台上建立档案馆的数字管理系统。目前，档案管理系统平台已创建了多种资源，档案馆工作人员可在数字化平台上进行日常工作即收集、利用情况的记录，更可根据需要，创造个性化的资源，更符合个人的工作情况和使用习惯。这既为个人工作小结提供了依据，更是数字平台在工作中发挥作用最直接的一面。
在数字档案的建设过程中，学生档案数据库的建立也是其中不可分割的一部分。虽然对于高校档案部门而言，学生档案仅是阶段性保存的档案类目，但却在学生个人学习工作生活中扮演着至关重要的角色。尤其在《中华人民共和国教育部第27号令》颁布后，学生档案明文写入高等学校档案的归档管理范围，档案馆更是责无旁贷。
上海大学档案馆自94年合并后，就建立了学生档案信息管理数据平台，实现学生档案的计算机管理。十多年以来，在继续应用计算机管理的同时，上海大学档案馆也在不断吸收学习新近计算机技术，不断改进管理平台。而在启用南大之星档案管理系统以后，上海大学档案馆定期将学生传递数据及时挂接到上海大学档案馆网站，目前，档案馆网站可供查询的学生档案数为107553条，可检索到学生档案传递情况、所在地等详细情况。在实现了学生个人档案传递在线查询后，上海大学档案馆网站的浏览量从初期的每日不足50，飙升到每日有近200的点击率，单学生档案传递的检索总量就达到11000余次，尤其在2008-2009学年的暑假期间更是达到了6000余次。极大得方便了毕业生及时获知本人档案的去向，为毕业生离校提供了关键的信息依据。
上海大学档案馆本阶段信息化工作重点为目录中心的完善，并结合电子文件库的建设和档案馆OA平台的推进，以实现学校档案全面数字化，并以建成数字档案馆为最终目标。目前，档案馆正积极进行第二阶段电子文件库全面建设的前期工作，电子文件库建设工作将在近期展开。上海大学档案馆正快步向最终目标迈进，以期为全校师生展现一个高度现代化的档案机构新面貌及提供更为人性、迅捷的档案服务。